Ketterästi liikkeelle Mini Leanilla

Miten työt saadaan tehtyä fiksummin ja tuotettua enemmän arvoa asiakkaalle? Siinä kiteytettynä näkemykseni leanista. Tämähän on kaikille jo itsestään selvää vai onko? Kokemukseni mukaan se ei ole itsestään selvää. Kuitenkin se on samalla aloittamista vaille valmis ja täysin ratkaistavissa oleva asia. Eli, miten päästäisiin liikkeelle? Lean-toiminnan aloittaminen ei tarvitse olla mammuttiprojekti, vaan se voidaan aloittaa ketterästi osallistavalla työpajalla.

Olen ilokseni huomannut, että entistä useammassa yrityksessä sovelletaan työn sujumista edistäviä toimintamalleja. Prosesseja on mallinnettu, hukan lähteitä on tunnistettu, tietoa kerätään, operatiivista toimintaa on visualisoitu näyttöruuduille jokaisen nähtäväksi ja mittareita seurataan. Kuitenkin usein kipuillaan sen kanssa, että miten kokonaisuus saadaan pelittämään ja vakiinnutettua jatkuva parantaminen osaksi yrityksen toimintakulttuuria. Havaintojeni mukaan suurin osa organisaatioita kehittää toimintaansa, mutta vaihteluväli on systemaattisuuden osalta laaja. Osa yrityksistä taas on lähtötelineissä ja tarvitsee fasilitointiapua aiheen tarkasteluun.

Mini Lean -työpajan ideana on päästä yhdessä liikkeelle matalalla kynnyksellä. Ensin haastatellaan asiakasta, taustoitetaan tilannetta ja tunnistetaan keskeiset työn sujumisen häiriöt, ongelmat sekä pullonkaulat. Tämän jälkeen kootaan yhteen eri tehtävissä toimivia henkilöitä, joiden kanssa käydään läpi lean-perusteita, listataan haasteet ja edelleen tarkennetaan ongelman asettelua siten, kuinka ne osallistujien työarjessa näyttäytyvät. Osallistujat nimeävät ja valitsevat keskeisimmät haasteet työstettäväksi 2-3 henkilön ryhmissä. He analysoivat ongelmia, pyrkivät löytämään juuri-syyn ja tuottavat alustavan ratkaisuehdotuksen. Pienryhmät esittelevät tuotokset muille ryhmäläisille, jotka pääsevät kommentoimaan ja täydentämään edelleen tuotosta. Näin syntyy yhteistä ymmärrystä; mahdollisesti epämääräisenäkin näyttäytyvä ongelma saadaan purettua osiin ja konkreettisemmin käsiteltävään muotoon. Prosessikuvauksia voidaan hyödyntää työpajan yhteydessä siten, että ne printataan esille ja laitetaan seinälle näkyviin. Näin pienryhmien tuotokset voidaan kohdentaa prosessin niihin vaiheisiin, missä ongelma esiintyy. Tuotokset toimivat samalla ryhmämuistina seuraavia vaiheita varten ja ne on hyvä myös valokuvata. Mielenkiintoisen äärellä ollaan silloin, kun kysymyksiä herää enemmän kuin vastauksia. Epävarmuutta tulee sietää, asiat jäsentyvät pala kerrallaan.

Työpaja on startti yhteiseen kehittämiseen. Jatkotoimenpiteet tulee aikatauluttaa kalenteriin mahdollisimman lähelle, jotta aihe pysyy tuoreena ja työstämiseen ei tule katkosta. Sudenkuoppa on se, että hyvä tekemisen draivi lässähtää velttoon toimeenpanokykyyn jatkosteppien määrityksen osalta. Se, mikä ei ole kalenterissa, ei toteudu, vaikka hyvää tahtoa riittäisi. Organisointi tuo jatkuvuutta ja tuloksia.

Ihmiset haluavat onnistua työssään ja kertovat mielellään tekijöistä, jotka vaikuttavat tekemisen sujuvuuteen. En ole vielä tähän mennessä kohdannut ihmistä, joka on kertonut haluavansa tehdä työnsä mahdollisimman huonosti. Työn hallinnan tunne on yksi ihmisen perustarpeista. Työn hallinnan tunne ei kuitenkaan synny pelkästään omasta työpanoksesta. Organisaatioissa on avoimia ja kompleksisia haasteita, joiden ratkaisemiseen tarvitaan useita henkilöitä. Kokonaiskäsitys syntyy dialogin kautta. Pidän Mini Lean -toimintamallia motivoivana ja konkreettisena keinona tiimi- tai osastotasolla, jonka jälkeen toimintaa voidaan lähteä laajentamaan ja syventämään. Usein ratkaisut edellyttävät systeemistä kokonaisuuden tarkastelua yhteispintojen osalta ja koko ketjun läpäisevästi. Silloin päästään paremmin juurisyiden kimppuun oireiden hoivaamisen sijaan. Panosta aloitukseen: tekemällä oppii.