Hyresgäst i bostad och affärslokal

Varma bedriver hyresverksamhet som en del av sin placeringsverksamhet. Vi behandlar och upprätthåller personuppgifter för att verkställa avtalsförbindelser eller vidta åtgärder före avtal i samband med uthyrning av affärslokaler och bostäder, för att sköta rättigheter och skyldigheter i samband med fastighetsadministration samt för att skydda byggnader och deras användare och tillhandahålla tjänster för invånarna. Varma är i samband med dessa åtgärder personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning.

Colliers Finland Oy fungerar som partner till Varma och som personuppgiftsbiträde enligt EU:s dataskyddsförordning i verksamheten för uthyrning och underhåll av bostadslägenheter. Colliers Finland Oy behandlar och förvarar för Varmas räkning personuppgifter om Varmas bostadshyresgäster under den tid som det behövs för hyresrelationen mellan Varma och hyresgästen. Colliers Finland Oy använder hyresgästernas personuppgifter och lämnar ut dem till Varmas och Colliers Finland Oy:s underleverantörer för att producera tjänster som hör till hyresvärdens skyldigheter för hyresgästerna. Personuppgifter behandlas i åtgärder som anknyter till vattenförbrukning, nyckeladministration, hyresgästernas användning av byggnadens tvätt- och hobbyutrymmen samt användning och reparation av bostäder och byggnader.

LowellOy fungerar som Varmas partner och personuppgiftsbiträde enligt EU:s dataskyddsförordning för inkassotjänster gällande bostädernas hyresfakturor och fakturor för fastighetsadministration. Lowell Oy behandlar och lagrar för Varmas räkning personuppgifter för Varmas bostads- och affärslokalhyresgäster samt fastighetsadministration för att sköta inkassotjänster gällande hyresfakturor och fakturor för fastighetsadministration.

I detta uppdrag upprätthåller och behandlar vi personuppgifter för bostadssökande och hyresgäster samt personuppgifter gällande fastighetsadministration.

Dina uppgifter behandlas i följande ärenden och åtgärder:

• upprätthållande av hyresavtalsrelation för affärslokal eller bostad (inkl. marknadsföring)
• kontroll av kredituppgifter med stöd av kreditupplysningslagen för att säkerställa betalningsförmågan
• upprätthållande och utveckling av kundrelation för affärsfastighet (inkl. marknadsföring)
• skötsel av fastighetsförvaltningen, bl.a. underhåll av lägenheter, byggnader och allmänna områden, användning, bevakning, reparationer och genomförande av åtgärder som anknyter till energiadministrationen.

För att sköta hyresavtalsrelation för affärslokaler eller bostäder har Varma uppgifter om dig i följande personuppgiftskategori:

• uppgifter om hyresavtal
• basuppgifter samt uppgifter för kontakt och identifiering
• uppgifter om betalning av hyra och garantier
• uppgifter om hyresgaranti såsom dess betalning
• uppgifter om fastighetsadministration

Nedan en mer detaljerad beskrivning av innehållet i dessa uppgifter:

• uppgifter om hyresavtal, hyrestid, uppgifter om hyra, eventuella separata avgifter t.ex. avgift för el och vatten, uppgifter om hyresgranskning och uppgifter om hyresobjektet/bostaden
• basuppgifter samt uppgifter för kontakt och identifiering, såsom namn, personbeteckning, adress, postnummer, telefonnummer, e-postadress
• uppgifter om betalning av hyra och garantier, såsom betalningshistoria

• Colliers Finland Oy
• Lowell Oy
• allmänna kunddatabaser och myndigheter
• personer som tillhandahåller tjänster för fastighetsförvaltning och underhåll
• leverantörer av Varmas telefon- och chatservice

Ovannämnda aktörer är bundna av de sekretessklausuler som gäller dem. De får endast överlåta de uppgifter som behövs för att sköta ditt ärende till Varma, i enlighet med sina sekretessregler.

Varma lagrar dina uppgifter för att sköta hyresavtalsrelationen för affärslokal och bostad. Varma är skyldig att lagra uppgifter om avtalsrelationer under en viss förutbestämd tid samt bokföringsuppgifter som hänför sig till dessa avtalsrelationer under en tid som fastställs i bokföringslagen. Dina uppgifter lagras endast under den tid som fastställts för skötandet av hyresavtalsrelationen för affärslokal och bostad. När den fastställda tiden har löpt ut, avlägsnar vi dina uppgifter ur Varmas datasystem. De fastställda tiderna är:

• uppgifter om hyresavtal och fakturering av fastighetsadministration: minst 6 år efter utgången av det år, då räkenskapsperioden upphört
• uppgifter om hyresavtal och fakturering av fastighetsadministration som hänför sig till beskattning; minst 10 år efter att räkenskapsperiodens slut
• samtalsinspelningar: 1 år
• chatbot- och chattkonversationsdata: 3 månader

• Till Colliers Finland Oy
• Till Lowell Oy
• För Aika Koteja-objekt till de serviceproducenter som tillhandahåller tjänster för hyresgästerna i enlighet med Aika Koteja-konceptet
• Till utsökningsmyndigheten för att genomföra vräkningar och indrivning av hyror

Personuppgifter får endast behandlas av behöriga personer enligt systemet för behörighetshantering. Tillgången till personuppgifter, utrustning och servrar begränsas till de personer, vars arbetsuppgifter förutsätter dessa behörigheter. Personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt enligt lag och har dessutom undertecknat en separat sekretessförbindelse.

För tjänsterna kan även underleverantörer anlitas. Underleverantörerna omfattas av samma tystnadsplikt och sekretessförbindelser som Varmas personal.

Personalen har fått anvisningar för behandling av personuppgifter, de utbildas och testas i att förstå och förebygga risker som hotar registeruppgifterna.

Iakttagande av principerna för behandling av personuppgifter påvisas i interna och externa revisioner samt genom dokumentering av den egna verksamheten.

Datasäkerheten i Varmas interna datanät är hög. När personuppgifter överförs i det allmänna nätet används trygg, lämplig krypteringsteknik. Konfidentiella uppgifter krypteras med olika tekniska metoder när de överförs via det offentliga datakommunikationsnätet. Serverdatorerna som behandlar uppgifterna finns i passerkontrollskyddade datacentraler med säkerhetssystem och personuppgiftsregistren separeras från de offentliga datanätverken med hjälp av tekniska säkerhetsåtgärder. Personuppgifterna förvaras i skyddade lokaler.

Uppgifterna säkerhetskopieras regelbundet och användning av uppgifterna följs upp via loggdata för att utveckla tjänsterna och utreda eventuella felsituationer samt missbruk.

Handläggningssystemens och tjänsternas konfidentialitet, integritet, tillgänglighet, tillgång på uppgifter och motståndskraft garanteras med olika system och metoder såsom dataskyddsuppdateringar och systemrevisioner.

Hos tjänsteföretag som sköter databehandlingsuppgifter baserar sig behandlingen av uppgifter på avtal och de användarrättigheter som beviljas och övervakas av Varma.

Ja. I dessa överföringar tryggas skyddet av personuppgifter genom överföringsmekanismer i enlighet med dataskyddsförordningen.

Ja, med de kakor (cookies) och andra internetidentifierare som används i Varmas webbtjänst möjliggörs webbtjänstens funktioner och utveckling av den, samtidigt som man förbättrar tjänstens säkerhet och användarvänlighet samt riktar reklam. Utifrån de uppgifter som samlas in i webbtjänsten kan Varma analysera och utveckla sina tjänster då man vet vilket informationsinnehåll som intresserar användarna och hur webbtjänsten används. Uppgifterna kan även användas i Varmas och dess marknadsföringspartners kommunikation samt för riktande av marknadsföring och optimering av marknadsföringsåtgärder. Användaren av webbtjänsten kan samtycka till eller förbjuda användning av kakor via webbläsarens inställningar. Om funktionen för kakor inte är i bruk är det möjligt att en del tjänster på Varmas webbplats inte fungerar.

Läs mer om kakor

Om du vill ha mer information om behandlingen av personuppgifter på Varma, vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

Du har rätt att få bekräftelse på om dina personuppgifter behandlas av Varma eller inte. Ifall vi behandlar dina personuppgifter, har du rätt att få en kopia på de uppgifter som behandlas. Vänligen skicka din begäran om information via formulär för begäran om personuppgifter.

Vi sänder dig uppgifterna inom en månad från att vi har mottagit din begäran. Leveranstiden kan förlängas med högst två månader i vissa situationer. Om leveranstiden förlängs, meddelar vi dig om detta inom en månad från att vi har mottagit din begäran. Hur gör jag för att komplettera eller rätta mina personuppgifter? Om du märker en brist eller ett fel i de personuppgifter som vi levererat, har du rätt att be om komplettering eller rättelse av dina uppgifter. Detsamma gäller föråldrade uppgifter. Vänligen skicka din begäran om komplettering eller rättelse via skyddad e-post.

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare raderar t.ex. föråldrade uppgifter som rör dig. Uppgifterna måste då raderas utan dröjsmål, då ingen grund för behandling längre finns. Denna rätt gäller i situationer då personuppgifterna inte längre behövs för de syften, för vilka de samlades in, eller om du tar tillbaka ditt samtycke till behandling av uppgifterna och behandlingen grundade sig på samtycke och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen, och uppgifterna inte behöver lagras enligt lag.

Rätten att kräva radering av personuppgifter enligt dataskyddslagstiftningen gäller inte i situationer då uppgifterna måste lagras enligt lag eller om uppgifterna måste lagras för att uppgöra, framföra eller försvara ett rättsligt anspråk.

Det är alltså inte möjligt att radera uppgifterna på begäran under den tid då de måste lagras i ovannämnda situationer.

Vi raderar dock dina personuppgifter utan separat begäran efter att den fastställda lagringstiden har löpt ut.

Om den automatiska hanteringen av dina uppgifter bygger på ditt samtycke eller ett avtal som gjorts med dig, har du rätt att få ut uppgifterna som rör dig själv. Det gäller endast uppgifter som du själv lämnat till Varma. Du kan om du så önskar flytta sådana uppgifter till en annan registeransvarig. Vi levererar uppgifterna i gängse använd elektronisk form.

Du har rätt att begära att Varma i egenskap av registerförare begränsar behandlingen av dina uppgifter i vissa situationer. Med begränsning av behandling menas att en anteckning om begränsad senare behandling görs för de lagrade uppgifterna. Trots detta kan dina uppgifter fortfarande lagras. Du får ett meddelande innan begränsningen avlägsnas. Du kan använda denna rätt t.ex. om du bestrider uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Behandlingen begränsas under den tid som krävs för att bekräfta uppgifternas riktighet eller behandlingens lagenlighet. Du har dessutom rätt att motsätta dig direkt marknadsföring (inklusive profilering), om dina uppgifter används i direkt marknadsföring.

Ja. – Du har rätt att motsätta dig direkt marknadsföring om dina uppgifter används för direkt marknadsföring.

Om Varma vägrar att utföra åtgärder enligt din begäran, meddelar vi dig det lagbaserade skälet till vårt negativa svar omedelbart och senast inom en månad från att vi mottagit din begäran. Om du har fått ett negativt svar på din begäran av Varma, kan du ta ditt ärende till dataombudsmannen för behandling. Vårt svar innehåller kontaktuppgifterna till dataombudsmannen. Du har möjlighet att överklaga dataombudsmannens beslut till förvaltningsdomstolen i enlighet med förvaltningsprocesslagen. Dataombudsmannens beslut innehåller besvärsanvisning med anvisningar för hur besvär ska anföras hos förvaltningsdomstolen.

Vänligen kontakta oss via skyddad e-post.

Detta register över behandling baserar sig på kraven i EU:s dataskyddsförordning.