Miten hallita työkuormaa asiantuntijatyössä?

Kesälomakauden jälkeen moni pysähtyy pohtimaan omaa työtään, työn tekemisen tapoja sekä mahdollisia korjausliikkeitä työhön tai työn rytmitykseen. Työterveyslaitoksen tuore tutkimus koronapandemian vaikutuksista osoittaa, että reilu kolmannes työntekijöistä arvioi pitäneensä aiempaa vähemmän taukoja työssään. Niistä työntekijöistä, joka keväällä tekivät aiempaa enemmän etätyötä, jopa puolet arvioi taukojen määrän työssään vähentyneen. Miten hallita työkuormaa ja omaa ajankäyttöä? Olisiko tarve joillekin muutoksille, jotta työkyky säilyy ja vahvistuu?

Tilastokeskuksen työolotutkimus osoittaa, että noin kolmannes työntekijöistä kokee kiireen ja kireiden aikataulujen aiheuttavan erittäin tai melko paljon haittaavaa rasitusta. Erilaisissa asiantuntija-ammateissa kiireen rasittavuutta koetaan muita yleisimmin. Vastaavasti Työterveyslaitoksen tutkimus osoitti, että 67 % asiantuntijoista kokee tekevänsä liian monta päällekkäistä työtehtävää ja 50 % arvioi, ettei ehdi tehdä työtään niin hyvin kuin haluaisi. Pitkään jatkuessaan tällaiset kokemukset kuormittavat ja voivat heikentää työkykyä.

Asiantuntijatyön kahdet kasvot

Asiantuntijatyötä tekevillä on usein vähintään jossakin määrin mahdollisuuksia vaikuttaa mm. työn tekemisen aikaan ja paikkaan sekä työtehtävien suorittamisjärjestykseen. Tutkitusti vaikutusmahdollisuudet työhön ja työaikoihin tukevat työntekijän työkykyä. Asiantuntijatyöhön liittyvä itseohjautuvuus voi lisätä myös työmotivaatiota.

Kuitenkin samanaikaisesti asiantuntijatyössä on monenlaisia riippuvuuksia ja sidoksia muiden töihin. Työtä tehdään erilaisissa verkostoissa, mikä monin tavoin vaikuttaa ja rajaa asiantuntijan mahdollisuuksia vaikuttaa mm. oman työnsä suunnitteluun ja aikatauluttamiseen. Jos työn rajat ja vastuut hämärtyvät ja vaikutusmahdollisuudet ovat heikot, voi se heijastua kielteisesti työn hallinnan kokemukseen ja työkykyyn.

Työkuorman ja ajan hallintaan on keinoja

Niin yksittäinen työntekijä, tiimit ja työryhmät, esihenkilö kuin koko organisaatiokin voi vaikuttaa työkuorman ja ajan hallintaan. Keskeisiä keinoja ovat:

• Työn tavoitteiden selkeys. Kun työllä on selkeät tavoitteet ja roolitukset, on työtä helpompi suunnitella pitkäjänteisesti ja tavoitteellisesti. Johdon ja esihenkilöiden tehtävänä on tehdä työntekijöille ymmärrettäväksi keskeiset työn tavoitteet ja ydintehtävät.
• Töiden priorisointi. Olennaista on määritellä työtehtävien tärkeysjärjestys. Mitkä työtehtävät ovat ehdottoman tärkeitä, mitkä vähemmän tärkeitä? Samalla on hyvä miettiä tehtävien kiireellisyysastetta. Kiireellisen ja tärkeän työtehtävän tulisi olla prioriteettilistan kärjessä. Vastaavasti ei-tärkeän ja ei-kiireellisen tehtävän osalta voi pohtia, onko se ylipäätään to do -listalla, vai voisiko sen delegoida jonkun toisen tehtäväksi tai rajautuuko se kokonaan pois. Töiden priorisointia on hyvä tehdä niin yksilö-, tiimi- kuin organisaatiotasolla.
• Töiden aikatauluttaminen. Lista työpäivän aikana suoritettavista tehtävistä helpottaa ajanhallintaa. Kalenteriin on hyvä myös jättää huokoisuutta erilaisille ad hoc -tehtäville sekä palauttaville hetkille, kuten ruokatauolle.
• Keskeytysten hallinta. Monesti erilaisten keskeytykset rikkovat työnteon rytmiämme ja aiheuttavat ponnisteluja, kun keskeytynyt tehtävä käynnistetään uudestaan. Jatkuva valppaana oleminen on kognitiivisesti kuormittavaa. Erilaisten häiriötekijöiden poissulkeminen on keino taklata keskeytyksiä ja lisätä samalla työn hallinnan tunnetta. Esimerkiksi voisiko sähköpostiohjelman ajoittain sulkea, jos työn luonne sen mahdollistaa?
• Yhteiset toimintatavat. Tiimeissä ja työryhmissä on myös hyvä sopia yhteisistä ajanhallinnan toimintatavoista. Yhdessä voidaan linjata esimerkiksi se, miten nopeasti odotetaan reagointia sähköpostiviesteihin, tai kuinka monella erilaisella sähköisellä viestintäkanavalla viestitään.
• Ajanhallinnan työkalujen hyödyntäminen. Erilaisia ajanhallinnan työkaluja on runsaasti. Esimerkiksi voi hyödyntää to do -listoja, sähköistä kalenteria tai ns. pomodoro-tekniikkaa, jossa keskitytään lyhyissä jaksoissa ennaltamääriteltyihin työtehtäviin ja välillä pidetään lyhyitä taukoja.
• Riittävä vastapaino työlle. Lepo ja palautuminen työstä on välttämätöntä työkyvyn kannalta. Perhe, ystävät ja harrastukset sekä muu työn ulkopuolinen elämä irrottavat ajatukset työstä.
• Ajankäytön reflektointi. Yksilö- ja tiimitasolla ajankäyttöä on hyvä ajoittain myös arvioida, ja kehittää toimintaa reflektoinnin pohjalta. Pysyttiinkö laaditussa aikataulussa? Saatiinko tärkeät työt tehdyksi? Menikö johonkin liikaa aikaa? Joskus vähempikin aika riittää riittävän hyvän työsuoriutuksen saavuttamiseksi. Välillä on hyvä pysähtyä miettimään myös sitä, ovatko kaikki palaverit välttämättömiä, vai voisiko osan asioista hoitaa esimerkiksi sähköisesti, kullekin parhaiten sopivana ajankohtana.

Parhaat ratkaisut syntyvät yhdessä!

Kaikkia työhön liittyviä pulmia on hyvä ratkoa työpaikalla yhdessä. Säännöllinen keskustelu työn kuormituksesta, ajanhallinnan haasteista sekä ratkaisujen hakeminen yhdessä tukevat työntekijöiden työkykyä.

Lisää vinkkejä ja uusia näkökulmia työkyvyn edistämiseen löydät Työn murros ja työkyky -julkaisusta, joka on ensimmäinen osa Varman tutkimustoiminnan Tietoa työkyvystä -julkaisusarjassa. Myös Varma Akatemia tarjoaa ajasta ja paikasta riippumattomia työkaluja työkykyjohtamisen tueksi Varman asiakkaille.