Tietotyön kuormitustekijöitä hallitaan yhteisöllisillä ratkaisuilla

Työpaikoilla on tärkeä tunnistaa ja ehkäistä tietotyöhön liittyviä kuormitustekijöitä, jotta työntekijät säilyvät työkykyisinä. Tietotyön keskeisiä kuormitustekijöitä ovat työn monimutkaisuus ja sidoksisuus, tietotulva, keskeytykset ja häiriöt, aikapaine sekä työn rajattomuus. Monet näistä työn piirteistä voivat lisätä työn kognitiivista eli tiedollista kuormitusta. Tietotyöhön liittyy myös monenlaisia jännitteitä, esimerkiksi työn autonomisuuden ja sidoksisuuden, työn joustavuuden ja rajattomuuden sekä työn innostavuuden ja kuormittavuuden välillä. Pitkittyessään työn kuormitustekijöillä voi olla kielteisiä vaikutuksia tietotyöläisten työhyvinvointiin ja työkykyyn.

Tietotyöläisillä esiintyy esimerkiksi erilaisia stressioireita, univajetta, palautumisen haasteita sekä kognitiivisia oireita. Tietotyöläisten kognitiiviset oireet ovat tutkitusti yhteydessä esimerkiksi unettomuuteen ja masennukseen. Pahimmillaan pitkittyvä kuormitus voi johtaa sairauspoissaoloihin ja jopa pysyvään työkyvyttömyyteen. Varman data osoittaa, että asiantuntijatyötä tekevillä mielenterveyden häiriöt ovat yleisin työkyvyttömyyden syy.

Mitä sitten työpaikalla voidaan tehdä? Seuraavalla viidellä ratkaisulla pääsee jo pitkälle.

1. Tunnista ja vähennä kognitiivisia kuormitusta eli työn aivokuormaa lisääviä riskitekijöitä. Apuna voit käyttää esimerkiksi Varman riskikartoitusta, henkilöstökyselyitä tai yhteisiä keskusteluja.
2. Kehitä työn organisointia. Kehittäminen voi liittyä esimerkiksi työtehtävien priorisointiin, työn tauottamiseen tai työmäärän mitoitukseen. Pyri myös ennakoimaan tulevan työn määrää.
3. Sopikaa pelisäännöistä työn tekemisen tavoille ja paikoille. Sopikaa yhdessä siitä, miten lähi-, etä- ja monipaikkainen työ yhdistetään. Laatikaa malli, joka tukee yhteistä ideointia ja vuorovaikutusta sekä työn ja muun elämän yhteensovittamista.
4. Rakenna pelisääntöjä keskeytysten hallintaan. Sopikaa yhdessä, miten luotte keskeytymätöntä työaikaa, miten ja millaisia työtehtäviä voi keskeyttää, sekä miten työskentelette useiden samanaikaisten tehtävien ristipaineessa.
5. Luo toimintamalli ajanhallintaan. Luokaa yhdessä pelisäännöt sille, miten työaikaa käytetään, miten työtehtävien kiireellisyys määritellään, milloin on oltava tavoitettavissa, ja miten nopeasti erilaisiin sähköposti- ja pikaviesteihin vastataan.

Nämä ratkaisut korostavat yhteisen tekemisen ja keskustelun tärkeyttä työpaikalla. Samalla on hyvä muistaa, että tietotyö pitää sisällään hyvin monen tyyppisiä töitä ja ammatteja, joissa työn kuormitustekijät voivat olla toisistaan poikkeavia. Ratkaisut eivät siten ole yksinkertaisia, vaan vaativat aina tilannekohtaista ja yhteistä pohdintaa työpaikalla.