Neljä konkreettista keinoa tieto- ja asiantuntijatyön yhteisölliseen kehittämiseen

Aikaisemmassa blogissamme totesimme, että tulevaisuuden työkyky syntyy työtä yhteisesti kehittämällä ja että työn yhteisöllinen kehittäminen on keskeinen keino työkyvyn tukemisessa. Työn kehittämistä on hyvä tehdä yhteistyössä säännöllisesti. Kun työtä kehitetään yhdessä, ratkaisut kohdentuvat esimerkiksi yhteisiin toimintatapoihin, pelisääntöihin ja prosesseihin eli järjestelmätason ratkaisuihin.

Asiantuntija- ja tietotyötä tekevien asiakkaidemme kanssa käytyjen keskustelujen pohjalta olemme koonneet yhteen keinoja, joilla kehittää työtä ja työn tekemisen tapoja yhdessä. Toivomme, että niistä on hyötyä myös sinun työyhteisöllesi.

Uusien mallien ja toimintatapojen luominen vain luomisen ilosta on turhauttavaa ilman ison kuvan ja sen sisällä olevien syy-seuraussuhteiden ymmärtämistä. On hyvä luoda yhteinen käsitys siitä, mitkä ovat ne asiat, joiden pitää muuttua koko tiimin työn sujuvuuden parantamiseksi – ja miksi. Hyvä on myös etukäteen pohtia muutosten vaikutukset tiimin omaan sekä muiden sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien toimintaan. Ilman yhteistä keskustelua ja yhteisen ymmärryksen luomista törmätään todennäköisemmin vastustukseen ja siihen, että mikään tekemisessä ei muutu. Uusien toimintatapojen kokeiluun ja käyttöönottoon on hyvä sopia aikataulu, jota seurataan kokeilun edetessä.

Kun työyhteisön yhteisiä pelisääntöjä lähdetään luomaan, on tietysti huomioitava organisaation yleiset linjaukset työn tekemisen raameista muun muassa läsnäolo- ja hybridityön suhteen. Järjestelmätasolla voidaan lisäksi varata keskitetysti kalenterista koko organisaatiota koskevia kokouksettomia aamupäiviä tai jopa kokonaisia työstöpäiviä sekä päivittäiset lounastauot. Myös palaverin oletuskesto on mahdollista säätää niin, että tunnin palaveri on käytännössä 50 minuuttia tai 1,5 tunnin palaveri 80 minuutin mittainen. Näin palavereiden välille jää automaattisesti huokoisuutta.

Oman työyhteisösi kanssa voitte sopia pelisäännöt esimerkiksi palaverikulttuurille, kalenterin käytölle, viestintäkanaville ja toisen työrauhan kunnioittamiselle. Palaverikulttuuria pohtiessanne kannattaa keskustella siitä, miten, miksi ja milloin yhteisiä palavereja pidetään ja miten pitkiä palavereja eri tilanteissa tarvitaan. Myös läsnäoloa vaativat palaverit sekä palaverit, joihin on mahdollista osallistua etänä, on syytä yhdessä määrittää. Kalenterin käytöstä on hyvä sopia pelisäännöt varausten tekemisestä kollegan kalenteriin. Palaveriton päivä, kokousvapaa aika, hiljaiset työtunnit ja ”olematon” kokous, johon voi halutessaan liittyä, nousivat esiin esimerkkeinä myös asiakkailtamme, kun pohdimme keinoja kognitiivisen kuormituksen ja multitaskaamisen hallintaan.

Hybridityöhön siirryttäessä monet organisaatiot ottivat käyttöön uusia viestinnän välineitä, mikä johti monen kohdalla sekavaan ja hallitsemattomaankin viestintään ja tietotulvaan. Työyhteisössä onkin nyt hyvä pohtia eri viestintäkanavien tarpeellisuutta ja mahdollisesti myös karsia niitä, jotta viestinnästä tulisi selkeämpää ja työn sujuvuutta paremmin tukevaa. Hybridissä työyhteisöviestinnässä napakat, tehokkaat ja selkeiden periaatteiden mukaisesti toimivat viestintäkanavat ovat avainasemassa.

Työyhteisöjen kannattaa sopia kanava

1. tärkeään, nopeaa reagointia vaativaan viestintään ja
2. tiedotusluontoiseen viestintään, jota voi lukea oman aikataulun mukaisesti sekä
3. vapaamuotoisempaan viestintään ja keskusteluun.

On hyvä sopia, mistä asioista viestitään esimerkiksi Teamsissa, milloin soitetaan ja milloin sähköposti on oikea kanava. Olennaista on sopia myös vastausajat. Tuleeko asiaan reagoida heti vai riittääkö se, että vastauksen antaa myöhemmin ja kuinka paljon myöhemmin. Informaatioähkyn välttämiseksi on myös tärkeää määritellä oikeat viestin vastaanottajat, eikä viestiä kaikkea kaikille -periaatteella. Pikaviestimin laitettavat viestit keskeyttävät aina asiantuntijan ajatustyön. Onkin hyvä pohtia toimintatavat siihen, milloin toisen työn saa keskeyttää ja miten itse viestimme toisille tekevämme keskittymistä vaativaa työtä. Esimerkiksi kuulosuojaimet toimistolla työskentelevän asiantuntijan päässä on merkki työyhteisölle, että häntä ei saa häiritä. Toisen työrauhan kunnioittaminen yhteisten pelisääntöjen mukaisesti edesauttaa asiantuntijan keskittymistä ja siten tunnetta oman työn hallinnasta.

Muutokselle tulee varata aikaa, mutta on tärkeää varmistaa, että kaikki noudattavat yhdessä sovittuja uudistettuja toimintatapoja heti, kun niiden käyttöönotosta on yhteisesti sovittu. Ohjaaminen ja pelisääntöjen mieliin palauttaminen on tarpeen useammankin kerran, tärkeintä on toimia järjestelmällisesti ja pitkäjänteisesti muutoksen läpiviemisessä.

Työkyky syntyy työssä ja työn yhteisöllinen kehittäminen on keskeinen keino työkyvyn ylläpidossa ja tukemisessa. Työn ja yhteisten toimintatapojen jatkuva arviointi ja kehittäminen yhdessä ovat keskeisimpiä keinoja tukea ja uudistaa työyhteisön jäsenten työkykyä. Yhteistä kehittämistä tulee tehdä jatkuvasti ja ennakoiden, mutta viimeistään silloin, kun työssä tapahtuva muutos alkaa haastaa työn tekemistä ja työn mielekkyyttä. Kun työtä ja yhteisiä toimintatapoja kehitetään yhdessä, on siitä mahdollista löytää uutta ammatillista sisältöä, uusia voimavaroja ja mielekkyyttä.

Edellä mainittujen järjestelmä- ja työyhteisötasojen ratkaisujen lisäksi on hyvä muistaa myös tutummat yksilötason ratkaisut, kuten:

1. erilaisten järjestelmien ja applikaatioiden ilmoitusten hiljentäminen (Teams, sähköposti, kalenteri, puhelut jne.), erityisesti silloin, kun teet keskittymistä vaativaa työtä.
2. keskeytyksettömän työajan varaaminen itselle kalenterista
3. työn tauotus, työskentelyasennon vaihtaminen
4. priorisoidun to do -listan tekeminen ja ylläpito, ajan varaaminen myös to do -listan säännölliseen läpikäyntiin

Yksilö- ja työyhteisötason ratkaisut yhdessä auttavat vahvistamaan asiantuntija- ja tietotyötä tekevän aikaansaamisen kokemusta ja hallinnan tunteen vahvistumista.

Tulevaisuuden työkyky rakennetaan yhdessä. Olisiko teidänkin organisaatiossanne nyt otollinen aika ottaa seuraavat askeleet työn yhteisöllisemmän kehittämisen suuntaan?