Jatkuva vuoropuhelu on osa muutosten läpivientiä
Työnantajien harkitessa lomautuksia tai muutoksia työn järjestelyihin käynnistyvät muutosneuvottelut. Muutosneuvottelut sisältävät paljon lakiteknisiä yksityiskohtia. Samalla on syytä ottaa huomioon tilanteen inhimillinen puoli: sekä koko työyhteisö että yksittäiset työntekijät tarvitsevat tukea. Vuorovaikutuksen johtaminen ja laadukas viestintä on ensiarvoisen tärkeää. Viestinnän suunnitteluun kannattaa panostaa, jotta viestintä olisi mahdollisimman johdonmukaista. Huoleksi voi nousta se, että tietoa on liian vähän tai se ei pidä paikkaansa. Tiedon jakamisen pitkittämisen tai tiedonkulun rajoittamisen lopputuloksena voi olla luottamuspula johdon ja henkilöstön välillä. Jatkuva vuoropuhelu ja muutosten läpivienti ovat osa yhtä kokonaisuutta.
Työhön ja työjärjestelyihin liittyvät konkreettiset muutokset edellyttävät osaltaan tehokasta ja ajantasaista viestintää. On tärkeää, että viestintä on myös kuuntelemista ja kuulemista eli aitoa vuorovaikutusta ja kiinnostusta eri osapuolten välillä. Pysähtyminen yhteisen tilannekuvan luomiseen vahvistaa yhteenkuuluvuuden tunnetta.
Joustavuutta muutostilanteissa voi kehittää
Muutoksessa on aina mahdollisuus myös työn yhteiskehittämiseen ja muutosjoustavuuden eli resilienssin vahvistamiseen. Henkilöstö tuntee työarkensa ja työn luonteen, ja henkilöstöä kannattaa osallistaa, kun tehtäviä organisoidaan uudelleen. Muutosmuskeleita kehittyy niissä organisaatioissa, joissa vuorovaikutussuhteet vahvistuvat.
Organisaation muutosjoustavuus nopeuttaa palautumista poikkeamaa edeltävään tilaan. Toisaalta se näkyy myös uudistumisena ja oppimisena. Muutosjoustavuus on uusien toimintatapojen keksimistä yllättävissä ja toimintaa uhkaavissa tilanteissa – rohkeutta innovoida uusia tapoja tehdä töitä.
Esihenkilö on avainasemassa työarjen sujuvuudessa myös muutostilanteessa
Muutos koskettaa kaikkia työyhteisön jäseniä tavalla tai toisella. Johdon on tärkeää sitouttaa esihenkilöt muutoksen läpivientiin ja mahdollistaa tuki haastaviin tilanteisiin sekä jälkihuoltoon.
Esihenkilön hyvä itsetuntemus auttaa itsensä johtamisessa ja toisen henkilön asemaan asettautumisessa. Esihenkilön kannattaa valmistautua tunnereaktioiden vuorovaikutteiseen vastaanottamiseen. Erityisesti muutostilanteessa esihenkilön on tärkeää pitää huolta itsestään ja varmistaa näin omien voimavarojen riittävyys. Myös tiimin tukeminen hyvinvoinnin edistämisessä ja voimavaroja vahvistavissa elämäntapavalinnoissa tukee sekä työkykyä että työyhteisön muutosjoustavuutta.
Esihenkilö voi esimerkillään rohkaista tiimin jäseniä ilmaisemaan tunteensa ja tukea näin turvallisen ilmapiirin luomista. Esihenkilö voi kertoa myös omia kokemuksiaan vastaavista tilanteista ja siitä, miten niistä on selvitty. Jatkuvuuden kokemusta vahvistaa sen kertominen, että asioihin voidaan palata. Kun esihenkilö ottaa hankalat asiat puheeksi, myöntää keskeneräisyytensä ja kiinnittää huomiota kunnioittavaan vuorovaikutukseen, työyhteisön muut jäsenet vapautuvat todennäköisesti tekemään samoin.
Muutosneuvottelujen jälkimainingeissa
Muutoksen vaikutukset koettuun työkykyyn riippuvat muun muassa siitä, kuinka paljon muutos vaikuttaa työtehtäviin sekä vaihtuuko esihenkilö ja työkaverit. Myös työntekijän henkilökohtaiset ominaisuudet, voimavarat ja elämäntilanne vaikuttavat. Erityistä huomiota tai tehostettua tukea voivat tarvita työntekijät, joiden työkyky on heikentynyt jo ennen muutosta, elämänhallinnannassa ja luottamuksessa omaan osaamiseen on haasteita tai työllistymismahdollisuudet ovat heikot.
Muutosten vaikutukset eivät lopu muutosneuvotteluiden päättämiseen. Irtisanotuille voidaan lain vaatimien tukitoimenpiteiden ohella tarjota lisätukea, joka helpottaa nopeaa työllistymistä. Myös yritykseen jäävät työntekijät saattavat tarvita tukea muutosneuvotteluiden jälkeen. Yhteyden johtaminen konkretisoituu varaamalla kohtaamisille kalenterista aikaa.
Jos toimit esihenkilönä:
- Pyri hahmottamaan kokonaiskuva ja kirkasta omaa ymmärrystäsi siitä, miksi muutos tapahtuu.
- Tunnista oma roolisi ja huolehdi työtehtävien selkeydestä.
- Kannusta tiimiäsi aktiiviseen vuorovaikutukseen ja pysähdy kuuntelemaan.
- Vahvista voimavaroja mahdollistamalla kohtaamiset muuttuvassa työarjessa. Muista, että tilanteessa ei tarvitse pärjätä yksin. Pyydä tukea omalta esihenkilöltä, HR:stä tai työterveyshuollosta. Myös työkaverin ja esihenkilökollegan tuki on tärkeää.
- Varmista työssä jatkavien ja työhön palaavien jälkihuolto. Fokusoi työtä ja tekemistä liiketoiminnan tavoitteisiin ja tulevaisuuteen, varmista ja selkeytä työn tavoitteet, motivoi ja kannusta.
- Varmista, että sinulla on aikaa niin yksilö- kuin tiimikohtaamisiin, pyri havaitsemaan huolenaiheet ja kuormitustekijät sekä tarjoa tukea matalalla kynnyksellä.
Myös työntekijä rakentaa psykologista turvallisuutta muutostilanteissa
Työntekijä yhtenä organisaation jäsenenä voi tarkastella, miten asioista työyhteisössä puhutaan. Onko puhe kunnioittavaa, avointa ja syyllisten etsinnän sijaan ratkaisuja hakevaa? Haastavissa tilanteissa on tärkeää, että työyhteisön vuorovaikutustilanteissa syntyviin tulkintoihin suhtaudutaan uteliaasti kysyen ja tarkentaen. Varmistakaa siis yhdessä, että työpaikalla on luontevia ja toistuvia tilanteita, joissa voi rauhassa ottaa puheeksi hankaliakin asioita ja puhua siitä, miten työntekijät kulloisenkin työtilanteen kokevat. Esihenkilön rooli psykologisen turvan luojana on olennainen, mutta turvallista ilmapiiriä ja keskustelukulttuuria rakentaa jokainen työyhteisön jäsen.
Hanna Kieslich
Hanna Kieslich on psykologi ja työterveyspsykologi, joka toimii Varmassa työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä. Hanna on syklisen työkyvyn, johtamisen sekä työyhteisöjen kehittäjä, joka innostuu johdon, esihenkilöiden ja HR:n tukemisesta. Hanna on tulevaisuuden työkykyjohtamisen mahdollisuuksien ja toiveikkaan työelämän puolestapuhuja.
Mira Näyhä
Mira Näyhä toimii Varmassa työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä. Mira on kokenut työterveyspalvelujen ja työkyvyn johtamisen kehittäjä. Työurallaan Mira on toiminut myös henkilöstöpäällikkönä kuljetusalalla sekä johto- ja esimiestehtävissä terveydenhuollossa. Varman työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä hän sparraa ja oivalluttaa asiakasyrityksiä työkykyä tukeviin ja vaikuttaviin toimenpiteisiin.