Järjestimme elokuussa Tampereella asiakasorganisaatioidemme HR-henkilöille työpajan, jonka aiheena oli "Tieto on valttia". Työpajassa pohdimme, mitä työkykytietoa organisaation eri tasoilla tarvitaan ja miten työpaikoilla hyödynnetään tätä tietoa. Lisäksi keskustelimme, mitä haasteita ja mahdollisuuksia tiedolla johtaminen tuo mukanaan ja miten sitä voisi kehittää. Osallistujien mukaan tiedon hyödyntämistä edistävät toimivat raportointijärjestelmät sekä eri osapuolten sitoutuminen, jolloin asia nähdään tärkeänä ja siihen halutaan myös panostaa. Usein haasteeksi on muodostunut työkykytiedon pirstaleisuus tiedon ollessa useissa eri järjestelmissä, jolloin aika menee tiedon keräämiseen ja tiedon analysointi jää pintapuoliseksi.
Keskustelimme myös siitä, miten eri kohderyhmät, kuten johto, esihenkilöt, HR ja työyhteisö, käyttävät ja seuraavat työkykytietoa. Havahduimme siihen, että eri rooleissa työkykytiedon tarve on erilaista. Johto tarvitsee ennakoivaa ja toteumatietoa strategisen päätöksenteon tueksi. Esihenkilöt tarvitsevat kohdennetumpaa työkykytietoa oman tiiminsä työkykyriskien tunnistamiseksi ja varhaista puuttumista varten. HR tarvitsee koko henkilöstön kattavaa työkykytietoa työkyvyn toimenpiteiden suunnittelussa, toteutuksessa ja seurannassa. Työyhteisö tarvitsee työkykytietoa työkykykulttuurin rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi. Kokonaiskuvan saamiseksi tarvitaan sekä määrällistä että kokemusperäistä tietoa.
Jotta organisaatioissa olisi riittävä tieto henkilöstön työkyvystä, on tärkeää tehdä yhteistyötä ja käydä vuoropuhelua henkilöstön kanssa. Pohdimme yhdessä muun muassa sitä, mitä foorumeita ja kanavia on olemassa tai tarvitaan, jotta työkykytietoa voidaan jakaa ja käsitellä yhteistyössä. Yleisimpiä foorumeita olivat johto-, työ- ja työterveysryhmät sekä esihenkilöille ja henkilöstölle suunnatut infotilaisuudet.
Työpajan anti oli monipuolinen ja kiinnostava. Saimme kuulla esimerkkejä siitä, miten ennakoivaa ja toteumatietoa on hyödynnetty organisaatiossa ja mitä siitä on seurannut. Esimerkiksi sairauspoissaolojen seuranta ja varhaisen välittämisen malli ovat auttaneet tunnistamaan työkykyriskejä ja puuttumaan niihin ajoissa. Myös henkilöstökyselyiden tulokset ja työterveyshuollon raportit ovat olleet hyödyllisiä työkyvyn toimenpiteiden suunnittelussa ja kohdentamisessa. Työkykytieto on myös mahdollistanut tulevan kehityksen ennakoinnin ja varautumisen liittyen esimerkiksi ikärakenteeseen ja nuorten työkykyyn.
Tiedolla johtamisella on monia hyötyjä, kuten se, että toiminta perustuu faktoihin, unohtamatta kokemusperäisen tiedon hyödyntämistä. Tiedon avulla voidaan tunnistaa työkyvyn menettämisen riskit ja edesauttaa työkyvyn toimenpiteiden suunnittelua ja niiden kohdentamista riskiryhmille. Lisäksi tiedolla johtaminen mahdollistaa tulevan kehityksen ennakoinnin ja varautumisen, jolloin voidaan välttää liian myöhäinen reagointi vastaantuleviin tilanteisiin ja työkykyongelmiin. Työkyvyn tiedolla johtaminen on siis tärkeää – niin yksilölle, työyhteisölle kuin organisaatiollekin.
Varma on julkaissut asiakasorganisaatioidensa käyttöön Tiedolla johtamisen kartoitus - työvälineen. Työväline auttaa ymmärtämään, millä tasolla organisaation työkyvyn tiedolla johtaminen on ja miten sitä voi jatkossa kehittää. Kartoituksen tavoitteena on tukea organisaatiota työkyvyn edistämisessä ja työkyvyttömyysriskien hallinnassa. Työvälineen löydät Varma Asioinnin Työkyky-osiosta.
Sonja Salo
Sonja Salo toimii Varmassa työkykyjohtamisen kehityspäällikkönä. Sonjalla on pitkä kokemus työkykyjohtamisen hallinnastan parissa. Sonja sparraa ja oivaltaa asiakkaiden kanssa tehokkaita ja kestäviä työkyvyn hallinnan prosesseja ja ratkaisuja, jotka ovat tavoitteellisia.
Minna Savinainen
Minna Savinainen työskentelee tutkimuspäällikkönä Varman työkykypalveluissa. Tutkimuksen tavoitteena on löytää vaikuttavia eri tason keinoja työkyvyttömyyden ehkäisemiseksi. Minnaa kiinnostaa työkyvyn ja siihen liittyvien tekijöiden tutkiminen eri näkökulmista.