Tällä viikolla Markku vastaa Malagassa – joustava työpaikka mahdollisti etätyöt ulkomailla

Niska oli jo aikaisemmin ajatellut, että olisi mukava viettää enemmän aikaa ulkomailla. Ajatus vahvistui korona-aikana. Varman johdossa ja HR-osastolla ehdotus otettiin vastaan positiivisesti.

– Ulkomaan etätyöstä ei ollut Varmassa vielä kokemusta, vaikka osaan Varman työtehtävistä matkatyö ulkomailla kuuluukin. Arvostan suuresti sitä, että asiaa lähdettiin selvittämään. Tämä kuvastaa Varman asennetta uusia asioita kohtaan, Niska kiittelee.

Varman etätyökäytännöt ovat yleensäkin joustavat: työtä tehdään hybridimallilla eli sekä toimistolla että etänä. Etätyö on niin arkista, että sen voisi kuvitella onnistuvan yhtä lailla ulkomailta kuin vaikkapa Ivalosta. Aivan näin yksinkertaista tämä ei ole, sillä hallinnollisesti etätyö ulkomailla poikkeaa kotimaan etätyöstä.

– Haluamme joustaa, mutta myös selvittää huolellisesti, mitä tämä tarkoittaa niin työntekijän kuin työnantajan kannalta. Periaatteemme on hakea kokemuksia ulkomaan etätyöstä harkitusti, sanoo Varman HR-päällikkö Eeva Reponen.

Lainsäädäntö asettaa ulkomaan etätyölle rajoituksia ja reunaehtoja. Esimerkiksi verovelvoitteita voi syntyä niin työntekijälle kuin yritykselle. Siksi etätyöstä ulkomailla on sovittava aina erikseen ja etukäteen.

Varman ja Niskan sopimus on nyt voimassa puoli vuotta kerrallaan. Sopimuksen mukaan Niskan työntekopaikka säilyy edelleen Varman konttorilla Suomessa, mutta sopimus antaa mahdollisuuden tehdä jakson aikana etätöitä myös rajatun ajan Malagassa, Espanjassa. Etätyöjaksojen ajoituksesta Niska sopii esihenkilönsä kanssa työtehtävät huomioiden.

– Joskus olen Malagassa kaksi viikkoa, joskus kaksi kuukautta putkeen. Ulkomailla oleskelua on rajattu Suomen ja Espanjan verosopimuksessa. Etätyöpäivien lisäksi mukaan lasketaan myös lomailut ynnä muu oleskelu, joten työjaksojen suunnittelussa tulee huomioitavaksi kokonaisaika maassa. Kun maksimiaika ei ylity, verotus ja sosiaaliturva pysyvät Suomessa, Niska valottaa.

Ulkomaan etätyösopimuksessa määritellään tarkasti työnantajan ja työntekijän vastuut muun muassa työterveysasioissa.

– Työnantajan velvollisuus on huolehtia lakisääteisestä työterveyshuollosta Suomessa, mutta työntekijän omasta aloitteesta tapahtuvassa ulkomaan etätyössä tulee tarkennettavaksi lakisääteisen ennaltaehkäisevän työterveyshuollon ja henkilöstöetuna tarjottavan sairaanhoidon ero, koska jälkimmäisen palvelut eivät ole meillä käytettävissä ulkomailta käsin. Siksi työntekijän tulee itse ottaa tästä vastuu ja sopimuksessa edellytämme tämän takia oman matkavakuutuksen ottamista. Yksilön näkökulmasta kysymys on iso: apua on saatava tarvittaessa, ja työnantajalle työkyvystä huolehtiminen on ensisijaista, Reponen sanoo.

Säännökset ja maiden väliset sopimukset vaihtelevat, joten etätyö ulkomailla edellyttää myös maakohtaista selvittelyä. EU:n sisällä lyhytaikainen, tilapäinen työskentely on yleensä mahdollista, kun taas EU:n ulkopuolella siihen on tyypillisesti merkittäviä rajoittavia tekijöitä, jotka kohdistuvat sekä työntekijään että työnantajaan.

Myös työn sisältö vaikuttaa etätyön mahdollisuuteen – esimerkiksi kaikkia finanssialan tehtäviä ei voi tehdä Suomen ulkopuolelta. Siksi on selvitettävä, millainen rooli ja työnkuva henkilöllä on. Lisäksi on arvioitava, kuinka hän on suoriutunut tehtävistään ja millaiset edellytykset hänellä on itsenäiseen työskentelyyn.

– Esimerkiksi Niskan työtehtäviä voi sujuvasti tehdä ulkomailta käsin. Niskalla on myös vahva kyky johtaa omaa työtään ja kantaa vastuuta ulkomailla työskentelyssä esimerkiksi tietoturvaan ja työsuojeluun liittyen. Hän on itse huolehtinut asioista aktiivisesti ja ottanut oman roolinsa näissä poikkeusjärjestelyissä, Reponen kiittelee.

Työnantajan ja työntekijän välisen suhteen merkitys korostuu etätyössä ulkomailla.

– Tämä on hirvittävän paljon luottamuspeliä, koska työnantajalla säilyy viime kädessä vastuu monista asioista. Kun luottamus toimii, voidaan vastuuta kantaa yhdessä, Reponen toteaa.

Ulkomailla työskentely vaatii työntekijältä hieman vaivannäköä asumisen ja työpisteen järjestelyissä. Itse työn tekeminen on Niskan mukaan Malagasta aivan samanlaista kuin se olisi kotoa tai vaikka mökiltä.

– Toimivat nettiyhteydet ovat kaiken a ja o. Kunnon työpiste on myös tärkeä: esimerkiksi omassa työssäni tarvitsen lisänäyttöä. Samat valmistelut pitäisi tehdä myös kotikonttorilla Suomessa, Niska sanoo.

Etätyöarkeen liittyvät haasteet ovat hyvin pieniä.

– Espanjan ja Suomen välillä on tunnin aikaero. Sen takia pitää olla tarkempana siitä, että on oikeaan aikaan oikeassa paikassa.

Niskan kokemus on herättänyt kiinnostusta myös muissa varmalaisissa.

– Meillä on nyt raamit työskentelyyn Espanjasta käsin – tavallaan olen ollut luomassa uutta työn tekemisen mallia. Arvostan itse tätä mahdollisuutta suuresti ja uskon, että ennakkoluuloton suhtautuminen vaikuttaa myönteisesti myös työnantajakuvaan, Niska sanoo.

Varma hakee jatkossakin kokemuksia ulkomaan etätyöstä, jos edellytykset ovat kunnossa.

– Jos etätyö ei onnistu, siihen on oltava syy. Kieltäminen ilman perusteluja ei ole tätä päivää eikä hyvää henkilöstöpolitiikkaa, Reponen sanoo.

Automaattisesti etätyö ulkomailla ei silti ole mahdollista vaan vaatii aina selvittämistä. Tämä työllistää HR:ää ja voi aiheuttaa merkittäviäkin kustannuksia. Silloin on punnittava, onko ulkomaan etätyö perusteltua yrityksen kannalta. Näin voi olla esimerkiksi siksi, että halutaan pitää kiinni kriittisestä ja vaikeasti korvattavasta osaamisesta.

– Työelämä muuttuu, ja uusia malleja pitää mahdollistaa. Lainsäädäntökin muuttunee toivottavasti joustavammaksi, mutta emme voi kiirehtiä sen edelle, Reponen toteaa.  

Etätyön hyödyt kytkeytyvät ulkomaillakin työn ja muun elämän yhteen sovittamiseen. Työtä halutaan nykyään tehdä siellä, missä se on itselle mielekästä. Joidenkin kohdalla tämä toteutuu ulkomailla.

Niskalle etätyö on tuonut vaihtelua arkeen.

– Talven pimeimpinä kuukausina on uskomaton merkitys sillä, että auringonvaloa on pidemmän aikaa. Olo on energisempi ja virkeämpi, Niska sanoo.

– Jos ulkomaan etätyöstä ei seuraa erityistä haittaa tai oleellisia kustannuksia, siihen kannattaa tarjota mahdollisuus. Tämä vahvistaa motivaatiota ja sitoutumista. Ihminen pystyy yleensä antamaan parastaan, kun hän kokee olosuhteet itselleen mielekkäiksi, Reponen uskoo.