Vahva ja joustava työkulttuuri houkuttelee kohtaamisiin – lähtökohtana luottamus

Etätyöllä ja toimistokohtaamisilla on molemmilla hyvät puolensa. Tämä tuli selväksi viimeistään pandemian aikana. Varman joustavan työn malli tähtää siihen, että yhdistetään työskentelytapojen parhaat puolet.

Lähtökohtana on luottamus: tiimit tietävät itse, mikä heille toimii parhaiten ja sopivat käytännöistä keskenään. Yksityiskohtaisia ohjeistuksia ei anneta, mutta yhteiset raamit ohjaavat keskustelua. Talotasolla on esimerkiksi pyritty tunnistamaan, millaisissa tilanteissa toimistolla kannattaa kohdata. Moni tiimi on sopinut tietyt osastopalaverit tai viikonpäivän, jolloin toimistolle kokoonnutaan.  

Mari-Anna Roponen ja Mikko Miekkoniemi työskentelevät Varman datatiimissä. Molemmat kokevat positiivisena, että tiimi voi itse päättää tavasta tehdä töitä.

– Tämä tuo paljon joustavuutta työhön, sanoo BI Lead Roponen. 

– Tuntuisi vieraalta, että toimintamalli määriteltäisiin Varman tasolla. Tämä olisi myös hankalaa: työt, tehtävät, ihmiset ja elämäntilanteet ovat niin erilaisia, IT-kehityspäällikkö Miekkoniemi pohtii.

Datatiimissä joustavan mallin soveltamista määrittää tiimin kehityssykli.

– Työmme on ketterää kehittämistä kolmen viikon sykleissä. Tapaamme Salmisaaressa syklin aloituspäivinä, jolloin suunnittelemme tulevaa rupeamaa ja katsomme edellisen onnistumista. Muuten olemme kuin Ellun kanat, Miekkoniemi naurahtaa.

Datatiimin johtava periaate on, että kohtaamiselle samassa paikassa tulee olla tarkoitus. Tämä on tärkeää, koska moni tulee tapaamisiin kauempaa: esimerkiksi Miekkoniemi Jyväskylästä ja Roponen Tampereelta.

– Olemme todenneet, että suunnittelu toimii paremmin paikan päällä. Käymme asioita läpi pienemmissä tiimeissä, mutta on myös tiimien yli meneviä asioita. Paikan päällä on helppo käydä vetämässä toista hihasta, Roponen sanoo.

Yksi fyysisten kohtaamisten päämääristä on se, että tiimin jäsenet tuntevat kuuluvansa ryhmään. Siksi on tärkeää varata aikaa myös yhteisille kahvihetkille.

– Ihmisiin tutustuu paljon paremmin, kun jutellaan muustakin kuin työstä. Myös niiden kanssa, joita ei palavereissa tapaa, Roponen huomauttaa.

Tiimien omien käytäntöjen lisäksi Varmassa on järjestetty yhteisiä toimistopäiviä. Sellaista huolta ei ole, että toimistolle ei tultaisi lainkaan. Kohtaamisista on silti tärkeä huolehtia. Yhteisten toimistopäivien ideana on houkutella varmalaisia paikalle yhtä aikaa esimerkiksi järjestämällä yhteistä ohjelmaa. Näin voidaan välttää tilannetta, jossa toimistolle mennessä siellä ei olekaan muita.

Pandemia on karistanut yrityksissä etätyöhön sinnikkäästi liitettyjä pelkoja esimerkiksi mahdollisesta kotona tehtävän työn tehottomuudesta. Työt sujuvat ja tuloksia syntyy. Riskinä on pikemminkin liian innokas työskentely, joka voi hämärtää rajaa oman ja työajan välillä. Myös palaveriputket voivat kuormittaa henkilöstöä.

Varmassa on tiedostettu nämä riskit. Työpäivää on huokoistettu esimerkiksi varaamalla kaikkien kalenterista aikaa lounastauolle sekä rauhoittamalla torstaiaamu palavereilta. Varmalaisia on kannustettu myös pitämään 50 minuutin palavereja tunnin sijaan.

Etätyö vaatii myös uusia keinoja yhteishengen luomiseksi. Tiimien omilla toimintatavoilla on tässäkin suuri merkitys. Miekkoniemi uskoo, että yhteishengen luominen lähtee luottamuksesta porukan kesken.

– Asiat, joita ennen opittiin kahvihuoneessa, pitää nyt oppia toisella tavalla. Meillä rutiineihin kuuluu päivittäinen keskustelu, jossa kerromme nopeasti, mitä olemme tehneet ja aiomme tehdä. Kun asiat on käyty läpi, jutellaan niitä näitä. Luottamus rakentuu epämuodollisissa keskusteluissa ja sitä tarvitaan, jotta osaaminen pääse esiin.

Toinen yhteishenkeä synnyttävä konsepti datatiimissä on parikoodaus.

– Kuka tahansa voi huudella kaveria mukaan työhön, jota olisi kiva tehdä yhdessä. Tämä törmäyttää tekijöitä ja rakentaa luottamusta tiimissä. Äkkiseltään voisi ajatella, että konsulttityölle tulee näin tuplahinta, mutta pidemmällä tähtäimellä tämä on tarpeen ja myös tehokasta. 

Virtuaaliseen yhteisöllisyyteen on kiinnitetty Varmassa huomiota myös yrityksen tasolla. Palaveriin ei tulla ”pussit päässä” vaan kamerat pidetään päällä. Merkityksellistä on sekin, että toisten asioihin reagoidaan virtuaalisesti, vaikka peukuttamalla. Näin muistutetaan, että joku kuuntelee ruudun toisella puolella.  Kuormittumisen riskiä vähennetään järjestämällä henkilöstölle hyvinvointivalmennuksia ja tilaisuuksia itsestä huolehtimiseen. Yhteyttä esihenkilöiden ja tiimin välillä pidetään yllä kahdenkeskisillä valmennusvarteilla. Yhteisöllisyyttä tuetaan myös virtuaalisilla tilaisuuksilla, kuten Varma-ilo -kahvilalla.

Yrityksen etätyöohjeistus kiinnostaa työnhakijoita, ja rekrytointitilanteissa joustava malli on vahvuus. Se viestii hakijoille luottamuksesta ja hyvästä työkulttuurista. Malli mahdollistaa myös rekrytoinnit kauempaa, mikä helpottaa esimerkiksi hyvin kysyttyjen IT-osaajien rekrytointia.

– Itse en olisi voinut ottaa paikkaa vastaan, jos työtä ei olisi voinut tehdä etänä. Joustavuus molempiin suuntiin on minulle tärkeää, ja etätyömahdollisuus on rekrytointien kannalta lähes välttämätöntä joissain tehtävissä. On hienoa, että Varmassa kehitetään työkulttuuria tähän suuntaan, Roponen toteaa.

Varman kokemukset joustavan työn mallista ovat positiivisia. Mallia peilataan siihen, kuinka työt sujuvat ja miten tavoitteisiin päästään. Työn tunnelmia ja jaksamista seurataan esimerkiksi henkilöstötutkimuksella. Tulosten mukaan joustava työ koetaan vahvuutena – monien mielestä se helpottaa työn ja muun elämän yhteensovittamista.

Esihenkilöillä on keskeinen rooli sen varmistamisessa, että työn tekemisen tapa toimii. Perusasioiden on oltava kunnossa, tiimin on tiedettävä tavoitteensa ja jokaisella on tärkeä roolinsa osallistua aktiivisesti myös etänä. Jos tulee ryppyä rakkauteen, mallia täsmennetään tarpeen mukaan.

– Datatiimissä työ on tehokasta ja joustavaa, ja arvostamme asiantuntijoitamme. Pyrimme pitämään filosofian sellaisena, että tiimi saa pitkälti päättää, miten se työskentelee. Meillä on se rooli, että määrittelemme suunnan ja tavoitteet – porukalla se, kuinka sinne mennään. Tämä on ketteryyden ydin. Kun homma hoituu, siihen ei lähdetä puuttumaan, Miekkoniemi päättää.