Anonyymi rekrytointi asettaa hakijat samalla viivalle – hakuprosessi haastaa tekijänsä

Anonyymi hakumenettely on työelämässä vielä harvinainen – osin siksi, että se vaatii tuekseen nykyaikaisen rekrytointijärjestelmän. Varmassa mallia olisi haluttu kokeilla jo aikaisemmin, mutta mahdollisuus tähän avautui viime vuonna, kun yhtiössä otettiin käyttöön uusi rekrytointijärjestelmä.

– Tämä olikin yksi järjestelmän valintakriteereistä, kuvailee Varman HR-assistentti Sonja Rautkoski.

Moderneinkaan järjestelmä ei tarjoa anonyymiä hakumenettelyä ihan valmiina, vaan prosessin rakentamiseen ja uusien työtapojen luomiseen on varattava aikaa. Esimerkiksi hakulomake on suunniteltava uudelleen, jotta hakijan ominaisuudet eivät paljastu vastauksissa turhaan. Tässä työssä tarvitaan sekä HR:ää että rekrytoivia esihenkilöitä.

– On ollut kiinnostavaa pohtia, millä eri tavoilla esimerkiksi sukupuoli ja ikä voivat tulla esille täysin turhaan. Myös hakijat tarvitsevat ohjeistusta ja pysähtymistä siinä, kuinka kertoa osaamisestaan paljastamatta näitä seikkoja, Rautkoski sanoo.

Anonyymi hakumenettely edellyttää esihenkilöiltä entistä huolellisempaa osallistumista prosessin eri vaiheissa. Ilmoitusta ja hakulomaketta on mietittävä tarkemmin, jotta osaaminen saadaan parhaalla tavalla näkyviin. Hakemuksia on myös luettava erityisen huolellisesti, jotta hakijan vahvuudet varmasti tunnistetaan.

– Esihenkilön on tiedostettava, millaista osaamista tarvitaan ja mistä potentiaalia voi tunnistaa, ja pidettävä nämä kirkkaana mielessä koko ajan. Tässä mallissa vahvoilla ovat henkilöt, jotka osaavat kuvata osaamisensa kokonaisvaltaisesti. Jos on tottunut kertomaan kaiken CV:ssä tehtävä- ja työnantajanimikkeillä, hakemus voi jäädä vajaaksi, kuvailee Varman asiakaspalvelupäällikkö Hanne Lehtosalo.

Anonyymissä rekrytoinnissa CV:n tietoihin ei voida nojata samalla tapaa kuin aikaisemmin – Varman ensimmäisissä kokeiluissa CV:tä ei liitetty hakemukseen lainkaan, koska se olisi paljastanut myös taustatiedot. Työhistorian yhtenäisyys ja työsuhteiden kesto oli siksi vaikeampi hahmottaa. Järjestelmän kehittyessä haasteet helpottavat: tekoäly oppi esimerkiksi anonymisoimaan myös CV:n tietoja riittävästi.

– CV on hyvä tuki haastatteluvaiheessa, ja myös kysymysten pilkkominen tai monivalintakysymykset helpottavat osaamisen tunnistamista. On hienoa, että kaikki hakijat ovat prosessissa näin yhdenvertaisia ja osaaminen on nostettu keskiöön. Toisaalta voin käsi sydämellä sanoa, että olemme myös aikaisemmin palkanneet parhaan hakijan taustasta riippumatta, Lehtosalo huomauttaa.

Asiakaspalvelun asiantuntija Mervi Karjalainen on yksi ensimmäisistä Varmaan anonyymisti rekrytoiduista henkilöistä.

– Etunimestäni on aika helppo päätellä ikäni. Jollain toisella nimi voi kertoa, että hän on ulkomaalainen tai maahanmuuttajataustainen. Näillä asioilla ei pitäisi olla merkitystä, Karjalainen sanoo.

Hakijan kannalta Varman anonyymi rekrytointiprosessi on helppo ja hyvin ohjeistettu. Silti asioita pitää miettiä uudella tavalla.

– Hakulomakkeessa neuvottiin vastaamaan niin, että ei paljasta itsestään yksilöiviä tietoja. Vastasin kysymyksiin osaamisesta taitojeni kautta, mutta tässä oli oltava tarkkana. Jos ikää ja kokemusta on paljon, se tulee helposti jollain tavalla esiin.

Hakijakokemukseen halutaan Varmassa panostaa jatkossakin ja yhä enemmän, mutta palaute on jo nyt ollut positiivista.

– Minussa anonyymi rekrytointi herättää mielikuvan yrityksestä, joka elää tässä päivässä ja jossa hakijoita kohdellaan reilusti. Arvostan tätä, sillä tasapuolisuus on itselleni tärkeää, Karjalainen sanoo.

Varmassa uutta tapaa on opeteltu innoissaan. Myös jatkokehitykseen on varauduttu, sillä haasteita on vielä ratkaistavana. Esimerkiksi hakijoiden kryptatut tunnisteet ovat osoittautuneet vaikeiksi muistaa. Järjestelmä antaa hakijoille hulvattomia nimiä, kuten Green Grasshopper tai Master Starfish. Hakemusten käsittelyssä voi olla vaikea pitää mielessä, millainen hakija nimen takaa löytyy.

Joskus prosessissa pitää myös palata takaisin ja valita uusi kandidaatti jo hylättyjen joukosta. Edessä on tällöin vastakkainen ongelma, kun tunniste on vaihtunut nimeksi prosessin edetessä. Toinen hieman vastaava haaste on tilanne, jossa hakija tekee puhelimessa hyvän vaikutelman: häntä ei pystytä nimen perusteella tunnistamaan ja poimimaan jatkovalintoihin anonyymien hakijoiden joukosta. Onneksi aiempi kokemus voi auttaa kuitenkin jäljityksessä.

Anonyymi prosessi voi yllättäen asettaa haasteita myös tasa-arvotavoitteiden toteutumiseen. Varmassa on esimerkiksi linjattu, että valintaprosessin loppusuoralla tulisi olla sekä mies- että naispuolisia hakijoita, jotka täyttävät kriteerit.  Uudessa mallissa jatkoon valittavien sukupuolta ei kuitenkaan tiedetä. Toisaalta jatkoon pääsee usein luonnostaan erilaisia hakijoita, kun valinnat tehdään aidosti osaamisen perusteella.

Myös positiivinen erityiskohtelu voi vaatia anonyymissä hakumenettelyssä erityistä huomiota. Esimerkiksi Varman kesätyöhaussa halutaan antaa mahdollisuuksia erityisesti vammaisille tai vastaavan erityispiirteen omaaville henkilöille, joille työllistyminen on tyypillisesti tavallista vaikeampaa.

– Anonyymissä haussakin näitä henkilöitä voidaan tunnistaa esimerkiksi kysymyksillä työssä tarvittavien mukautusten tarpeesta, Rautkoski sanoo.

Kaiken kaikkiaan kokemukset anonyymistä mallista ovat olleet positiivisia ja rekrytoinnit ovat onnistuneet hyvin. Esimerkiksi kesätyöhaku toteutettiin tänä vuonna kokonaan uudella mallilla. Hakemuksia saatiin yhteensä 2700, mutta prosessi oli silti sujuva.

– Kun hakijoita on paljon, moni jää ilman paikkaa. Uusi malli helpotti perustelua ja toivottavasti myös oikeudenmukaisuuden kokemusta, sillä valinnat perustuivat puhtaasti aiempaan kokemukseen, osaamiseen ja motivaatioon, Rautkoski nostaa esiin.

Uuden anonyymin mallin käyttöä on päätetty Varmassa jatkaa kaikissa tulevissa rekrytoinneissa niin pitkälti kuin mahdollista. Mallissa on ollut oleellista esihenkilöiden koulutus ja myös tätä tullaan jatkamaan.

– Kannustamme myös muita yrityksiä kokeilemaan anonyymiä hakumenettelyä. Anonyymi rekrytointi on meille konkreettinen työkalu, jolla edistämme tasa-arvoista työelämää. Tämän koemme hyvänä ja erittäin tärkeänä asiana, Rautkoski painottaa.