Lisää kohtaamisia toimistolla – Varman Salmisaaren tilat tuunattiin hybridiaikaan

Tietotyössä parhaat tulokset syntyvät tutkitusti hybridinä – työkavereiden tapaaminen toimistolla vahvistaa yhteistyötä. Näiden kohtaamisten lisääminen oli Varman tilauudistuksen ytimessä. Samalla tiloja muokattiin vastaamaan yhä paremmin työelämän muuttuneita tarpeita ja tilojen käyttömääriä.

– Toimistolle saatiin muutoksessa oikea määrä sopivia tiloja niin keskittymistä vaativaan työhön, Teams-palavereihin kuin ryhmätyöskentelyynkin. Salmisaaressa on helppo työskennellä haluamallaan mallilla. Hyödynnämme tiloja nyt entistä järkevämmin: kohtaamisia syntyy enemmän, ja toimintamme energiatehokkuuskin parani, kuvailee Varman toimitilapäällikkö Pasi Niskanen.

Omaan porukkaan kuuluminen on työntekijöille tärkeää, mikä näkyi myös henkilöstön toiveissa uudistuksen suunnitteluvaiheessa. Jokaisella toiminnolla on nyt oma kotipesä Salmisaaressa, kun aikaisemmin saman toiminnon tiloja saattoi sijaita eri kerroksissa. Kotipesä helpottaa omien kollegoiden tapaamista ja vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuuden tunnetta. Toisaalta eri toiminnotkin saatiin nyt entistä lähemmäs toisiaan.

Varman tilauudistus kantoi nimeä Meidän Salmisaari. Tämä kuvaa sitä, että tarkoitus oli ottaa tilat yhdessä haltuun. Salmisaaressa oli jo aikaisemmin hyvät puitteet työskentelyyn, mutta tilojen mahdollisuuksia ei hyödynnetty täysin. Toiminnallisuutta täytyi vahvistaa, mutta usein pienet keinot riittivät tähän.

– Suurimpana yksittäisenä muutoksena loimme toimiston ykköskerrokseen uuden Olohuoneen. Se on rento kohtaamispaikka, joka on aina auki varmalaisille. Tilaan ei hankittu biljardipöytää tai kalliita hieromatuoleja, vaan sinne tullaan nimenomaan ihmisten takia, sanoo HR-koordinaattori Sonja Rautkoski.

Olohuone on kalustettu kodikkaasti Salmisaaren vanhoilla huonekaluilla ja tekstiileillä. Seinät on maalattu tummiksi ja valaistus on tavallista toimistotilaa hämärämpi. Tämä tuo tilaan rosoisuutta ja lämpöä.

– Kierrättämällä saa tehtyä paljon ilman suurta rahallista satsausta. Tila on houkutteleva ja sinne on helppo mennä vaihtamaan kuulumisia kahvikupin äärellä tai lukemaan lehteä. On ilahduttavaa, että Olohuoneessa riittää ihmisiä – varmalaiset ovat ottaneet tilan omakseen, sanoo viestintäkoordinaattori Elina Reinikainen.

Hybridityö on muuttanut tilavaatimuksia: esimerkiksi pieniä huoneita Teams-kokouksille ja ad hoc -käyttöön tarvitaan entistä enemmän. Salmisaaren tilojen käyttötarkoitukset määriteltiin osana uudistusta tarkasti. Samalla henkilöstöä opastettiin tilojen käytössä.

– Selkeät opasteet, värikoodit ja tilakartta tukevat tilojemme käyttöä. Ne auttavat varmalaisia hahmottamaan, mistä löytyy eniten Teams-neukkareita tai mihin suunnata silloin, kun tarvitsee hiljaista tilaa. Myös Siitä vaan -tila syntyi tarpeesta hypätä ilman varauksia vaikkapa puhelinkeskusteluun. Myös työyhteisötilat, tapahtumakäyttöön tarkoitettu Paahtimo ja kuntosali löytyvät nyt entistä helpommin, sanoo viestintäpäällikkö Reetta Lehto.

– On tärkeä muistaa, että meillä on joukossamme jatkuvasti myös uusia työntekijöitä ja monelle pandemian aikana aloittaneelle Salmisaaren tilat ovat jääneet vieraiksi. Selkeät opasteet ovat kaikille suuri apu, Lehto lisää.

Työtilat elävät ajassa, ja niitä on tarkasteltava jatkuvasti työkulttuurin asettamissa raameissa. Projektin alussa teki hyvää katsoa, kuinka Varman toimistotilat ovat kehittyneet vuosituhannen alusta nykyhetkeen. Tämä antoi perspektiiviä uudistukseen.

Muutoksia on ollut ennenkin: varmalaiset siirtyivät Salmisaareen vuonna 2008, sitä ennen istuttiin erillisissä työhuoneissa Annankadulla. Salmisaaressa työskenneltiin ensin avokonttorissa, sitten monityötiloissa. Pandemia ja hybridityö aloittivat jälleen uuden aikakauden. Tälle muutosmatkalle otettiin mukaan kaikki varmalaiset. Henkilöstölle pidettiin esimerkiksi infotilaisuuksia, joissa kuunneltiin kaikkien ajatuksia.

Uudistukselle avattiin myös oma verkkosivu ja Kysy Pasilta -palsta, jossa varmalaiset saivat vastauksia mieltä askarruttaviin kysymyksiin. Pienet asiat ovat tärkeitä: esimerkiksi missä säilytetään sukkahousuja tai kenkiä, kun omista kaapeista luovutaan? Aluksi palsta oli hyvin aktiivinen, sillä muutoksessa on aina epävarmuutta. Kun asioista kerrotaan avoimesti, päästään yhdessä miettimään ja etsimään paras ratkaisu uudessa tilanteessa.

Varmalaiset ovat ottaneet Salmisaaren uudistuneet tilat käyttöön yhdessä. Tämä tarkoitti esimerkiksi siivous- ja muuttotalkoita: yhteistä kivaa tekemistä musavisan tahdissa ja pizzan voimalla. Sekä hiukan hulluttelua – esimerkiksi omituisimmat kaapeista löytyneet asiat palkittiin. Kaiken kruunasivat Olohuoneen avajaiset, joissa tilaa testattiin niin bingopelien kuin improesityksenkin näyttämönä.

Arki uusissa tiloissa on nyt alkanut, mutta hybridityö hakee vielä hieman muotoaan. Siihen suhtaudutaan Varmassa joustavasti: tiimit saavat vapaasti miettiä itselleen sopivia käytäntöjä.

– Olemme haastaneet tiimejä keskustelemaan siitä, missä tilanteissa on hyvä tavata toimistolla. Olemme erilaisia siinä, kuinka paljon sosiaalista kontaktia kaipaamme, mutta tarvitsemme kaikki toisiamme asioiden kehittämisessä. Yhteishengen vaaliminen on jokaisen vastuulla – työkaverit ja esimerkiksi uudet kollegat saattavat kaivata heitäkin, jotka työskentelevät mieluiten etänä, sanoo Varman HR-partneri Pauliina Heiskanen.

– Toisaalta yhteisöllisyyttä voidaan luoda ja vahvistaa monin keinoin myös digimaailmassa. Tästäkin kannattaa pitää kiinni, Heiskanen lisää.

Salmisaaren toimistossa tilojen käyttö näyttää hieman lisääntyneen: alkusyksystä 2022 alkusyksyyn 2023 ovat varmalaisten työpäivät toimistolla lisääntyneet yli 10 prosenttia. Monilla toiminnoilla ja tiimeillä hybridityötä rytmittävät omat sovitut kokoukset ja esim. kuukausittaiset toimistopäivät, jolloin Salmisaaressa ja esimerkiksi Olohuoneessa järjestetään ohjelmaa. Silloin moni varmalainen tulee mielellään toimistolle töihin – kohtaamaan toisiaan.