Opintopolku ohjaa yhteiseen ymmärrykseen työkykyjohtamisesta

Lindex on kansainvälinen muotialan yritys, jolla on Suomessa maakonttori ja yli 60 myymälää, jotka työllistävät noin 500 työntekijää ja liki 60 esihenkilöä. Kuten kaupan alalla on yleistä, monet Lindexin työntekijöistä ovat nuoria ja opiskelijoita, mutta joukossa on paljon myös pitkiä työuria ja työntekijöiden keski-ikä on 34 vuotta. Suomen ja Baltian maiden henkilöstöpäällikkö Charlotta Henrikson on työskennellyt Lindexissä 13 vuotta ja HR Advisor Julia Narinen 12 vuotta.

– Monet ovat olleet meillä töissä hyvin pitkään, kuten meidänkin työuristamme huomaa. Sitoutuneisuus on perinteisesti tosi vahvaa, ja vaihtuvuus on pienempää kuin kaupan alalla keskimäärin, Henrikson kertoo.

Henrikson ja Narinen muodostavat pienen ja tehokkaan HR-tiimin, joka vastaa niin henkilöstöhallinnosta kuin työkykyjohtamisestakin. Lindex on ollut Varman asiakas jo 30 vuoden ajan, ja työkykyjohtamisen kehittämisessä he tekevät yhteistyötä Varman työkykyjohtamisen kehityspäällikkö Jaana Ahervuon kanssa. Säännöllisissä sparraustapaamisissa mietitään, mitä voidaan tehdä yhdessä henkilöstön työkyvyn ylläpitämiseksi.

Vaikka HR-tiimi piirtää suuntaviivoja, lähiesihenkilötyö tapahtuu kuitenkin kentällä. Myymäläpäälliköiden rooli on valtakunnallisesti laajassa myymäläverkostossa tärkeä, sillä he toimivat hyvin itsenäisesti omien tiimiensä esihenkilöinä ja vastaavat työkyvyn tukemisesta arjessa. Lisäksi Lindexillä on kolme aluepäällikköä, jotka toimivat esihenkilöinä 20 myymäläpäällikön tiimeissä. Heillä on myös tärkeä rooli myymäläpäälliköiden työkykyjohtamisen tukemisessa. Lindexillä halutaan kouluttaa esihenkilöitä, jotta heillä kaikilla on sama osaaminen ja ymmärrys työkykyjohtamisesta.

– On tärkeää, että esihenkilömme ovat ajan tasalla ja tietoisia, mihin kaikkeen työkykyasiat vaikuttavat isossa kuvassa, Narinen kertoo.

Lindexillä on hiottu vuosien mittaan henkilöstöjohtamisen prosesseja. Yrityksellä oli selkeät askelmerkit siihen, miten toimitaan, jos työntekijä sairastuu, mutta toiveissa oli siirtää painopistettä reagoinnista ennakointiin. Keväällä 2023 HR-harjoittelijan ja koronan siivittämän digiloikan avulla HR-tiimi pääsi käynnistämään työkykyjohtamisen kehitysprojektin.

– Kun koronan jälkeen työskentely digitaalisesti alkoi olla tuttua kaikille, näimme, että nyt meillä on mahdollisuus viedä sanomaa samaan aikaan kaikille esihenkilöille, Henrikson kertoo.

Lindex alkoi selvittää yhdessä Varman kanssa, millaisista asioista työntekijöiden ja esihenkilöiden työkyky rakentuu sekä miten sitä voidaan tukea. Varman Ahervuo esitteli HR-tiimille Varma Akatemia -oppimisympäristöä ja kertoi, millä tavalla muissa yrityksissä on lähestytty esihenkilöiden kouluttamista. Yhdessä Lindex ja Varma miettivät, kuinka Lindex voisi kouluttaa omaa henkilöstöään työkykyasioista. Syntyi esihenkilöille suunnattu digitaalinen työkykyjohtamisen opintopolku, jossa käsiteltiin Varma Akatemian sisältöjen avulla muun muassa työkykyjohtamista, työkykysykliä ja varhaista tukemista, unen ja palautumisen merkitystä sekä esihenkilön roolia työkyvyn rakentajana.

Opintopolku käynnistettiin toukokuussa kaikkien myymäläpäälliköiden yhteisessä aloitustilaisuudessa, jossa Ahervuo kertoi opintopolun tavoitteista. Esihenkilöt saivat aikaa toukokuusta elokuun puoliväliin asti käydä läpi opintopolun osioita, jotka koostuivat Varma Akatemian lyhyistä verkkokursseista, videoista ja podcasteista sekä oppimispäiväkirjasta. Myymäläpäälliköt eivät istu tietokoneen ääressä vaan ovat suuren osan työajasta myymälässä, joten aikaa opintopolun suorittamiseen tuli olla riittävästi ja osioiden sopivan kokoisia.

– Ei ollut tarkoitus, että kaikki luetaan, kuunnellaan ja katsotaan yhdellä istumalla. Kun opintopolku oli useassa osassa, jokainen sai itse suunnitella, milloin suorittaa minkäkin osion, eikä yhteen osioon mennyt tuhottomasti aikaa, Narinen kertoo.

Tärkeä osa opintopolkua oli yksinkertainen oppimispäiväkirja, jossa osallistujat vastasivat aina aihealueen päätteeksi kahteen kysymykseen: mitä sisällöstä jäi päällimmäisenä mieleesi ja mitä viet itsellesi käytäntöön.

– Halusimme, että meidän myymäläpäällikkömme saisivat reflektoida, mitä he ovat oppineet ja mitä tärkeitä asioita he ovat ottaneet itselleen muistiin, Narinen kertoo.

Opintopolku sai hyvän vastaanoton, mistä kertoo myös se, että kaikki osallistujat suorittivat sen loppuun asti ja palauttivat oppimispäiväkirjan aina sen täytettyään. Henrikson pitää tätä hienona onnistumisena ja osoituksena, miten sitoutuneita ja tunnollisia Lindexin esihenkilöt ovat.

– Aktiivinen osallistuminen kertoo ensinnäkin siitä, että tämä on meidän esihenkilöillemme todella tärkeä aihe, josta emme ole puhuneet kovin paljon aikaisemmin. Lisäksi opintopolku oli tosi konkreettinen, sen toteutustapa oli onnistunut ja myös ajankohta oli hyvä, Henrikson listaa.

Opintopolun päätteeksi HR-harjoittelija teki oppimispäiväkirjojen vastauksista yhteenvedon. Elokuun lopussa opintopolun päätöstilaisuudessa purettiin vielä pienryhmissä kokemuksia ja nostettiin esiin, mitä konkreettisia käytäntöjä myymäläpäälliköt ovat vieneet tiimien arkeen.

– Miten esimerkiksi voidaan ylläpitää jatkuvaa dialogia ja avoimuutta. Se on yksi asia, joka konkreettisesti nousi esiin oppimispäiväkirjoista seuranneista keskusteluista, Henrikson kertoo.

Opintopolkua varten tehty työ toimi alkusysäyksenä myös monelle muulle kehitystyölle, kuten varhaisen välittämisen mallin uudistamiselle. Henriksonin mukaan HR:ssä on huomattu, että nykyään myymäläpäälliköiden on paljon helpompi puuttua sairauspoissaoloihin ja että varhaisen välittämisen mallin keskusteluja käydään nopeammalla tahdilla.

– Luulen, että esihenkilöille on tullut myös hyvä luottamus pitää keskusteluita. Muuten voi olla aika iso kynnys lähteä reagoimaan poissaoloihin tai sairauspoissaoloihin, Henrikson kertoo.

Opintopolku on tallennettu myös Lindexin intraan, josta halukkaat voivat palata siihen tai uudet myymäläpäälliköt käydä sen materiaaleja läpi. Opintopolku laittoi käyntiin myös laajemman keskustelun myymäläpäälliköiden tuen tarpeista ja siitä, miten niihin voidaan vastata. Yksi uudistus on ollut työhyvinvoinnin vuosikello, jossa nostetaan kuukausittain vaihtuva tärkeä työhyvinvoinnin teema esiin koko henkilöstölle. Seuraavaksi suunnitelmissa on lisätä koko Lindexin henkilöstön ymmärrystä työkykyasioista.

Opintopolkuun liittyvät yhteiset kokoontumiset ja keskustelut ovat tarjonneet myös tärkeää kollegiaalista vertaistukea.

– Myymäläpäälliköt saavat kuulla kollegoiden onnistumisista tai kokemuksista sekä oppia muilta, miten asioita kannattaa lähteä hoitamaan, Narinen lisää.

Lue, miten Varman auttaa asiakkaitaan työkykyjohtamisessa