Pienyritysten työkykyjohtaminen on arkista välittämistä ja avointa keskustelua

Elinkeinoelämän Keskusliiton mukaan lähes 99 prosenttia Suomessa toimivista yrityksistä on pieniä, alle 50 henkeä työllistäviä yrityksiä, jotka kuitenkin tarjoavat työpaikan lähes 45 prosentille kaikkien yritysten henkilöstöstä. Työkyvystä huolehtiminen on tärkeää myös pienissä yrityksissä, jotta niiden työntekijät pysyvät terveinä ja työkykyisinä. Koska pienyrityksissä on vähemmän työntekijöitä, esimerkiksi sairauspoissaolojen vaikutukset näkyvät nopeasti.

– Samaa työtä ei tee moni työntekijä. Jos yksi työntekijä prakaa, niin sitten siinä ollaankin ihmeissään, että mitäs nyt, sanoo Varman tutkimuspäällikkö Minna Savinainen.

Varman Työkyky ja pienet yritykset -tutkimuksessa selvitettiin vuoden 2024 aikana, miten pienissä yrityksissä tuetaan työkykyä ja miten Varma voisi auttaa siinä. Tutkimus toteutettiin työpajoina, joihin valittiin mukaan joukko pienyritysten johtoa. Tutkimuksen avulla Varman tavoitteena on lisätä pienyritysten tietoa siitä, miten työeläkeyhtiö voi tukea ja auttaa työkykyasioissa.

– Me halusimme kuulla, minkälaisia arjen tilanteita pienemmissä organisaatioissa tulee, miten työkyky näyttäytyy sekä minkälaisia työkykyyn liittyviä haasteita heillä ehkä on ja miten niitä ratkotaan, kertoo Varman työkykyjohtamisen kehityspäällikkö Anne Koutu.

Työpajoissa nousi esiin, että pienissä yrityksissä työkykyjohtaminen ja siihen liittyvät haasteet ovat samankaltaisia toimialasta riippumatta. Pienyrityksissä ei yleensä puhuta työkyvystä tai työkykyjohtamisesta, vaan työssä suoriutumisesta, jaksamisesta, työhyvinvoinnista, työntekijöistä huolehtimisesta ja hyvästä johtamisesta. Vaikka käsitteet ovat erilaisia, työkyky ymmärretään laajasti: siihen vaikuttaa työn lisäksi moni muu asia, kuten motivaatiotekijät, työolosuhteet ja henkilökohtainen elämä.

Hyvinkääläinen Syste on erikoistunut teollisuuden sähkö- ja automaatioasennuksiin. Yritys tarjoaa avaimet käteen -periaatteella teollisuusautomaatioasennuksia niin Suomessa kuin maailmalla aina Australiassa, Etelä-Afrikassa ja Amerikassa asti. Kymmenessä vuodessa muutaman työntekijän pienyritys on kasvanut 40–50 hengen työnantajaksi.

– Liiketoimintamme perustuu siihen, että menemme asiakkaan mukana eri paikkoihin, joissa teemme kone- ja laiteasennuksia. Työn laajuus voi olla ihan muutaman koneen asennuksesta kokonaisten tehtaiden automaatioon, kertoo Systen toimitusjohtaja Jari Hietala.

Biotekniikka-alalla toimiva Avenue Biosciences Oy on vuonna 2023 toimintansa aloittanut Helsingin yliopiston spin-off-yritys, joka keskittyy terapeuttisten proteiinien tuotannon tehostamiseen. Startupin pääkonttori on USA:ssa, mutta Helsingissä toimiva tytäryhtiö on tällä hetkellä yrityksen operatiivinen yksikkö, jossa tapahtuu yrityksen tutkimus ja tuotanto. Yritys työllistää pitkän linjan proteiinibiologian asiantuntijoita sekä kaupallisen puolen asiantuntijoita. Palkkalistoilla on kahdeksan henkeä, mutta kun lasketaan mukaan operaation tukena olevat neuvonantajat ja ulkoiset toimijat, yritys työllistää 10–20 henkeä.

– Meillä on moninainen työyhteisö, joissa on erilaisia työntekijöitä ja monenlaisia vahvuuksia omilta osaamisalueiltaan, kertoo Avenue Biosciences Oy:n operatiivinen johtaja ja Helsingin yksikön vetäjä Katja Rosti.

Hietala ja Rosti lähtivät työpajaan mukaan nähdäkseen, mitä Varma voi tarjota pienille yrityksille, keskustelemaan muiden pienyritysten kanssa työssä jaksamisen haasteista ja ratkaisuista sekä saadakseen ajatuksia työyhteisön kehittämiseen.

– Haluan pysyä ajan tasalla työelämäkehityksestä, jotta voimme vastata työelämän murrokseen ja muutokseen sekä tukea ihmisiä oikealla tavalla, Rosti kertoo.

Pienyritysten henkilöstöhallinnon resurssit ovat usein hyvin pienet, jolloin se on osa johdon ja esihenkilöiden työtä. Systellä työkyvystä huolehtiminen jakautuu johdon kesken: johdon assistentti hoitaa HR-asiat, toimitusjohtajalla on päävastuu ja operatiivinen johtaja vastaa työkuormien sekä vastuiden jakamisesta työmaalla. Vaikka Syste on edelleen pieni yritys, Hietala kertoo, että kasvun myötä tiivis perhemäinen yhteisö on muuttunut.

– Alussa minulla oli sellainen tapa, että melkein päivittäin soitin yhden henkilön kanssa. Silloin tiesin ihan tasan tarkkaan, mitä kenellekin kuuluu. Nyt tänä päivänä, jos lähden soittamaan kaikki läpi, ei minulla riitä siihen edes kuukausi, Hietala kertoo.

Nyt käytössä on säännölliset kehityskeskustelut sekä pienet tiimikoot. Lähiesihenkilöt auttavat siinä, että viesti kulkee nopeasti aina toimitusjohtajalle asti.

– Pyrimme pitämään kiinni siitä, että keskustelu olisi mahdollisimman aktiivista, kuuntelevaa ja ihmistä lähellä, Hietala kertoo.

Kun henkilöstöä on vähän, työkaveri tunnetaan yleensä hyvin. Ennakoivan työkykyjohtamisen näkökulma toimii pienissä yrityksissä usein automaattisesti osana arkista tekemistä. Pienyritysten avoin, psykologisesti turvallinen keskustelukulttuuri auttaa työkykyriskien tunnistamisessa ja niiden ratkaisemisessa.

Systellä johtaminen on hyvin pitkälti etäjohtamista, koska työmaat ovat eri maissa. Hihasta ei voi nykäistä ohimennen, kun johto ja henkilöstö eivät ole fyysisesti samassa paikassa. Sen vuoksi Hietala korostaa matalan kynnyksen yhteydenottoa ja tavoitettavissa olemista läpi organisaation. Varhainen puuttuminen on viety Systessä niin pitkälle, että yrityksessä pyritään lukemaan hiljaisia signaaleja. Jos työmaalla käydessä huomataan, että siellä on jotenkin painostava tunnelma, sitä ei ohiteta, vaan asiaan puututaan ja se puretaan.

– Puheeksi ottamisen kynnys on matala. Ei ole tabuja eikä hierarkiaa, Hietala summaa.

Avenue Biosciences on pyrkinyt huolehtimaan työssä jaksamisen haasteiden ennaltaehkäisystä heti varhaisesta vaiheesta alkaen. Tutkimuspuolen työntekijöille tarjotaan työterveyshuollon alkuhaastattelut ja niihin liittyvät terveystarkastukset, ja yritys on lisäksi laatinut henkilöstökäsikirjan, joka kokoaa kaiken tarvittavan tiedon yksiin kansiin. Muutenkin yrityksessä varmistetaan tiedon kulku, vaikka työtä tehdään paljon etänä ja eri mantereilla.

– Koen, että me olemme työnantajana pyrkineet ison työnantajan tarjoamaan turvallisuuteen ja rakentamaan rakenteet sen mukaisiksi, Rosti kertoo.

Rosti peräänkuuluttaa päivittäisen työhyvinvoinnin tarkkailua sen sijaan, että ajateltaisiin työhyvinvointikysymysten ratkeavan virkistystoiminnalla.

– Miten me viihdymme töissä kollegoiden kanssa? Onko meillä kaikki hyvin täällä työpaikalla? Vaikka onkin virkistystoimintaa, päivittäinen työhyvinvointi muodostuu kuitenkin työyhteisön päivittäisessä yhteistyössä, Rosti lisää.

Systen työntekijöistä valtaosa on asentajia, jotka tekevät fyysistä työtä asiakaskohteissa. Varsinkin ulkomaan keikalla työpäivät saattavat venyä pitkiksi ja olla kuormittavia. Hietalan mukaan yrityksessä pidetään fyysisestä kunnosta huolta esimerkiksi tarjoamalla liikuntaetu ja hierontapalveluita, järjestämällä yhteisiä kuntotestejä sekä tekemällä työterveyden kanssa yhteistyötä muun muassa seuraamalla sairauspoissaolojen syitä.

Melun ja fyysisten kuormitustekijöiden, kuten raskaiden nostojen ja telineillä työskentelyn huomiointi työmailla on arkipäivää, kun taas henkinen puoli ei ole. Esimerkiksi keikkatöissä vieraassa maassa tiimi on vieras, työpäivät pitkiä ja tulospaine asiakkaan suunnalta kova. Systellä kuunnellaan herkällä korvalla henkilöstön toiveita, joustetaan ja ollaan mukana arjessa.

– Yritämme katsoa, että asentajamme ovat heille sopivissa tehtävissä, työ on sellaista, jonka he pystyvät kantamaan ja joka motivoi. Varmistamme, että meillä on oikea asentaja oikeaan hommaan, Hietala kertoo.

Avenue Biosciencen työyhteisö koostuu eri ikäisistä ihmisistä, joilla on eri koulutustausta ja elämänkokemus, mikä muodostaa Rostin mielestä terveitä rajapintoja elämän erilaisiin haasteisiin. Henkilöt, jotka muodostavat työyhteisön, ovat työhyvinvoinnin rakentamisen kannalta keskeinen seikka.

– Työpaikka ei ole pelkästään se, mitä tapahtuu töissä, vaan ihminenhän tuo siihen aina oman persoonansa, kokemuksensa sekä yksityiselämänsä tietyssä määrin, Rosti lisää.

Rosti näkee, että työhyvinvointi pitää sisällään monia asioita – päivittäisen työssä jaksamisen, toimivan työympäristön, turvallisen työskentelyn sekä tuen omalle työlle. Avenue Biosciencessa niiden avuksi on valjastettu tukirakenteita, kuten kirjanpito, palkanmaksu, henkilöstöhallinto ja työterveysyhteistyö. Silloin kun kaikki on hyvin, moni tukirakenteista ei edes näy henkilöstölle.

Varhaisvaiheen kasvuyrityksessä jokaisen työnkuvaan kuuluu monenlaisia tehtäviä. Rostin mukaan se asettaa paineita joustavuudelle, aktiivisuudelle ja kyvylle hyväksyä oman työroolin jatkuva muutos. Myös yksilön itsensä johtamisen taidot korostuvat.

– Oli työ mikä hyvänsä, muuttuvassa ympäristössä pitää myös arvioida itse työn kuormitustekijöitä ja oikeanlaisia työolosuhteita itselleen, Rosti summaa.

Työpajakeskustelut tukivat Hietalan mukaan sitä ajatusta, että niin Syste kuin muutkin yritykset ovat oikealla tiellä ja tekevät jo nyt hyviä asioita työkyvyn eteen.

– Keskusteluista sai itselle varmuutta siihen, että on tehnyt jotain oikein ja tuli myös ideoita kokeilla tehdä jokin asia toisella tavalla. Meitä oli monta erilaista yritystä ja keskustelut vahvistivat sen, että on monta eri tapaa päästä samaan tulokseen, Hietala kertoo.

Avenue Biosciencella tullaan Rostin mukaan selvittämään erilaisia mahdollisuuksia ja etuuksia, joita työntekijät voisivat saada oman työkyvyn tukemiseen.

– Me pyrimme kehittämään toimintaa proaktiivisesti siihen suuntaan, että me vastaamme asioihin, jotka työntekijämme kokevat tärkeiksi. Pyrimme myös järjestämään säännöllisiä one-to-one-keskusteluja ja olemme myös viestittäneet kaikille, että koska tahansa saa laittaa pyynnön, jos haluaa jutella jostain kahden kesken lähiesihenkilön tai muun yrityksen johdon edustajan kanssa, Rosti sanoo.

Lue Minna Savinaisen ja Auli Airilan blogiteksti: Miten pienyrityksessä voidaan edistää työkykyä?

Tutustu Tietoa työkyvystä 2/2023 -raporttiin: Tutkittua tietoa ja keinoja työkykyjohtamiseen pienyrityksissä