Varman toimittajien eettiset toimintaperiaatteet (Supplier Code of Conduct)

Olemme sitoutuneet kestäviin toimintatapoihin ja niiden kehittämiseen. Jokaista varmalaista sitovat Varman eettiset liiketoimintaperiaatteet (Code of Conduct). Eläkevaroista huolehtiminen on merkittävä yhteiskunnallinen tehtävä, jossa korostuu eettisyyden ja läpinäkyvyyden vaade. Tämän vuoksi pidämme tärkeänä, että myös toimittajamme (palveluntarjoajat, tavarantoimittajat ja myyntiverkoston edustajat) huolehtivat kestävyysvelvoitteistaan esimerkillisesti.

Odotamme toimittajiemme sitoutuvan vastaamaan toimintansa taloudellisista, sosiaalisista ja ympäristövaikutuksista. Lisäksi suorien toimittajiemme on huolellisuusvelvoitteen mukaisesti valvottava, että myös niiden alihankkijat omassa toiminnassaan noudattavat lainsäädäntöä ja yritysvastuuvaatimuksia toimittajille. Toimittaja varmistaa omassa organisaatiossaan niiden henkilöiden informoinnin, joiden tehtäviä nämä yritysvastuuvaatimukset koskevat.

Olemme valmiita tukemaan sosiaalisesti, taloudellisesti ja ympäristön kannalta kestävien toimintatapojen edistämistä jakamalla omia kokemuksiamme ja kehittämällä yhteistyössä toimintatapoja.

Yhteiskunnallista tehtäväänsä hoitaessaan Varman tulee toimia esimerkillisesti. Tämä edellyttää myös toimittajiltamme eettisyyttä ja hyvämaineisuutta.

Toimittajan on

• noudatettava lainsäädäntöä sekä näitä tai muita vastaavia yritysvastuuvaatimuksia
• toimittava kilpailuissa eettisesti, rehellisesti ja kaikkien voimassa olevien kilpailulakien ja säädösten mukaisesti
• hoidettava liiketoimintaansa liittyvät maksu- ja muut velvoitteet asianmukaisesti
• varmistettava luottamuksellisten, erityisesti yksityisiä henkilöitä koskevien, tietojen salassapito
• kieltäydyttävä korruptiosta ja sellaisten lahjojen antamisesta sekä vastaanottamisesta, jotka voidaan tulkita yritykseksi vaikuttaa toimintaan
• tunnistettava ja vältettävä tilanteita, joissa toimittajan ja Varman välillä vallitsee eturistiriita. Toimittajan on ilmoitettava Varmalle kaikki mahdolliset eturistiriitatilanteet toimittajan ja Varman välillä.
• kieltäydyttävä rahanpesusta kaikissa sen muodoissa ja varmistettava, ettei terroristista toimintaa edesauteta millään tavalla
• valvottava ja varmistettava, ettei yrityksen johdossa, hallinnossa tai määräysvaltaa käyttävissä tahoissa ole liiketoimintakiellossa olevia henkilöitä
• varmistettava, että työntekijöillä on mahdollisuus ilmoittaa sääntöjen vastaisesta toiminnasta, ehdottaa parannuksia ja antaa yleistä palautetta.

Varma on sitoutunut edistämään ihmisoikeuksia ja toimimaan YK:n yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevien periaatteiden mukaisesti. Lisäksi Varma näkee tärkeinä ihmisoikeuksien toteutumista ohjaavina periaatteina muun muassa OECD:n toimintaohjeet monikansallisille yrityksille, Euroopan neuvoston yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevan suosituksen sekä ILO:n kahdeksan perusopimusta.

Edellytämme myös toimittajiltamme näiden periaatteiden noudattamista. Pyydettäessä toimittajan pitää kyetä todentamaan, millaiset valvontamekanismit sillä on ihmisoikeuksien toteutumiseen omassa toiminnassaan ja toimitusketjussaan.

Toimittajan on

• tunnistettava ja arvioitava oman toimintansa ihmisoikeusvaikutuksia ja -riskejä
• varmistettava, ettei se tai sen toimitusketju ole osallisena ihmisoikeusloukkauksissa
• valvottava ihmisoikeuksien toteutumista ja ihmisoikeusperiaatteiden toteuttamista läpi organisaation ja toimitusketjun. Ihmisoikeuksia rikkoviin toimiin on puututtava ja ryhdyttävä viipymättä korjaaviin toimenpiteisiin.
• puututtava ihmisoikeuksia koskevia ohjeita, arvoja tai kansainvälisiä sopimuksia rikkovaan tai muutoin lainvastaiseen toimintaan ja ryhdyttävä viipymättä korjaaviin toimenpiteisiin
• kartoitettava, seurattava ja päivitettävä laatimansa suunnitelmat säännöllisesti.

Toimittaja

• mahdollistaa työntekijöiden oikeuden vapaaseen järjestäytymiseen ja kollektiivisiin työehtoneuvotteluihin
• noudattaa lakien ja työehtosopimusten mukaisia työsuhteen vähimmäisehtoja niin omassa kuin alihankkijoiden toiminnassa
• ei salli pakkotyötä tai rangaistukseen liittyvää työtä missään muodossa
• sitoutuu olemaan käyttämättä lapsityövoimaa
• tarjoaa työntekijöilleen vähintään kansallisen lainsäädännön ja muiden vastaavien sopimusten mukaista palkkaa, etuuksia ja ylityökorvauksia
• sitoutuu tasa-arvoiseen kohteluun työyhteisössään eikä salli toiminnassaan tai alihankkijoidensa toiminnassa syrjintää, uhkailua, sortoa tai häirintää missään muodossa
• varmistaa, että työajoissa noudatetaan kansallista lainsäädäntöä ja työehto- ja muita vastaavia sopimuksia.

Työympäristön on poikkeuksetta täytettävä työturvallisuus- ja työterveyslainsäädännön vaatimukset. Myös työnantajan tarjoaman asumisen tulee täyttää edellä mainitut vaatimukset.

• Onnettomuuksia ja loukkaantumisia työpaikalla tulee ehkäistä esimerkiksi varmistamalla riittävä työympäristön valvonta, tarjoamalla suojatarvikkeita työntekijöille sekä perehdyttämällä ja ohjeistamalla työntekijöitä asianmukaisesti.
• Lisäksi työturvallisuuteen ja -terveyteen liittyvät tapaturmat ja vaaratilanteet on tärkeää dokumentoida ja tutkia.
• Kannustamme toimittajiamme arvioimaan jatkuvasti turvallisuus- ja terveysriskejä. Toimittajiemme tulee tinkimättömästi vaatia turvallisia ja terveellisiä työoloja myös alihankkijoiltaan.

Ympäristön kunnioittaminen – erityisesti ilmastonmuutoksen ja luontokadon hillintä – on olennainen osa Varman vastuullisuutta. Edellytämme myös toimittajiltamme tietoisuutta omista ympäristövaikutuksistaan sekä niiden huomioimista omassa toiminnassa. Pyydettäessä toimittajan pitää kyetä todentamaan, millaiset valvontamekanismit sillä on ympäristövaikutustensa vähentämiseen omassa toiminnassaan ja toimitusketjussaan.

Toimittajan on

• noudatettava ympäristölainsäädäntöä
• pystyttävä osoittamaan sitoumuksensa toimintansa ympäristönäkökohtien huomioon ottamisessa
• kiinnitettävä huomiota ympäristövaikutustensa arvioimiseen, vähentämiseen ja ennaltaehkäisyyn koko arvoketjussa
• pystyttävä tarjoamaan olennaista ympäristötietoa omista tuotteistaan ja palveluistaan, kuten esimerkiksi kemikaalien käytöstä tai jätteiden hävittämisestä
• käytettävä sertifioitua ympäristöjärjestelmää tai dokumentoitua toimintatapaa ympäristöasioiden hallinnassa.

Kannustamme myös ympäristöystävällisten ratkaisujen kehittämiseen ja käyttämiseen. Etenkin päästöintensiivisillä aloilla toimittajien tulee kiinnittää erityistä huomiota omaan hiilijalanjälkeensä, sen seurantaan ja selkeisiin tavoitteisiin ympäristövaikutustensa vähentämiseksi.

Jos toimittaja havaitsee omassa toiminnassaan tai alihankkijaverkostossaan näiden eettisten toimintaperiaatteiden rikkomuksen tai epäilee rikkomusta liittyen Varmalle toimitettaviin tuotteisiin tai palveluihin, tulee siitä viipymättä ilmoittaa Varmalle.

Pyydettäessä toimittajan on annettava Varmalle tietoja siitä, miten se täyttää nämä eettiset toimintaperiaatteet.

Varma voi toteuttaa itse tai kolmannen osapuolen avulla auditointeja, joissa selvitetään näiden eettisten toimintaperiaatteiden noudattamista. Mahdolliset auditoinnit teemme aina yhteistyössä, jolloin toimittaja avustaa Varmaa auditoinnissa, esimerkiksi sallimalla tarkastukset toimipaikalla.

Jos havaitsemme toimittajamme rikkoneen näitä eettisiä toimintaperiaatteita, eikä rikkomusta saada korjattua sovitussa ajassa, Varmalla on oikeus purkaa sopimus, jonka liitteenä nämä eettiset toimintaperiaatteet ovat. Rikkomuksesta voi myös seurata, ettei toimittajaa enää valita mukaan tuleviin kilpailutuksiin.

Nämä toimittajien eettiset toimintaperiaatteet on hyväksytty Varman hallituksessa 15.6.2023.

Varman toimittajien eettiset toimintaperiaatteet