Eettiset liiketoimintaperiaatteet (Code of Conduct)

Varma on Suomessa tehtävän työn eläkevakuuttaja. Vastaamme lähes miljoonan työntekijän, yrittäjän ja eläkkeensaajan eläketurvasta.

Varmalla on pitkälle tulevaisuuteen ulottuva vastuu eläkevarojen hoitamisesta, asiakkaistamme, varmalaisista ja yhteisestä ympäristöstämme. Työtämme ohjaavat arvomme: rohkeasti, luotettavasti, kestävästi ja ilolla ja intohimolla. Visiomme on: Me tuemme sinua maailmassa, jossa on käynnissä mieletön muutos.

Varman perustehtävä, eläkkeiden turvaaminen, on merkittävä yhteiskunnallinen tehtävä, jossa korostuu eettisyyden ja läpinäkyvyyden vaade. Noudatamme kaikessa toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja viranomaismääräyksiä. Eettiset liiketoimintaperiaatteemme täydentävät lakeja ja määräyksiä ja kertovat tavastamme toimia. Niiden lisäksi työtämme ohjaavat muut sisäiset linjaukset ja ohjeistukset.

Eettiset liiketoimintaperiaatteet tukevat vastuullisuustyötämme, joka on keskeinen osa Varman toimintaa ja arkea.

Jokaisen varmalaisen tulee noudattaa eettisten liiketoimintaperiaatteidemme linjauksia. Meillä jokaisella on vastuu toimia eettisesti ja sitä kautta ansaita asiakkaidemme ja yhteiskunnan luottamus.

Risto Murto
Toimitusjohtaja

Vastuullinen toimintatapa kumpuaa arvoistamme, jotka ovat luotettavasti, rohkeasti ja kestävästi – ilolla ja intohimolla.

• Rohkeasti: Uskallamme tehdä asioita uusilla tavoilla yhdessä asiakkaidemme kanssa. Rohkeutemme syntyy luottamuksesta, yhteistyöstä ja vahvasta osaamisesta.
• Luotettavasti: Toimimme avoimesti ja suoraselkäisesti. Pidämme asiakkaille, kumppaneille ja toisillemme antamamme lupaukset.
• Kestävästi: Kehitämme jatkuvasti vastuullisia toimintatapojamme. Meille kestävyys tarkoittaa pitkäjänteisiä valintoja eläkkeiden turvaamiseksi ja toiminnan tehostamiseksi.
• Teemme työtä ja toteutamme arvoja arjessa ilolla ja intohimolla.

Varman perustehtävä, eläkkeiden turvaaminen, on merkittävä yhteiskunnallinen tehtävä, jossa korostuu eettisyyden ja läpinäkyvyyden vaade. Eettisiä liiketoimintaperiaatteita ylläpitää Compliance officer ja ne on hyväksytty Varman hallituksessa 27.10.2022.

Noudatamme toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja viranomaismääräyksiä. Varman eettiset liiketoimintaperiaatteet täydentävät noudatettavia lakeja ja määräyksiä ja kertovat tavastamme toimia.

Eettisiä liiketoimintaperiaatteita täydentävät muut sisäiset linjaukset ja ohjeistukset, joita Varmassa on laadittu muun muassa tietoturvan ja tietosuojan turvaamiseksi, eturistiriitojen tunnistamiseksi, rahanpesun estämiseksi sekä sisäpiirisääntelyn noudattamiseksi. Varmassa on myös käytössä erilliset lahjonnanvastaiset periaatteet, joiden noudattamista seurataan muun muassa Compliance officerin ylläpitämän lahjarekisterin avulla. Verovastuullisuuttamme ohjaa erillinen veropolitiikka.

Varma on poliittisesti ja uskonnollisesti sitoutumaton. Varma ei anna rahallista tukea poliittiseen toimintaan eikä lahjoituksia poliittisiin tarkoituksiin.

Varma tekee työeläkejärjestelmässä yhteistyötä harmaan talouden torjumiseksi. Edistämme rehellisen työnteon ja yritystoiminnan edellytyksiä. Osallistumme eläkejärjestelmän yhteisiin tarkistuksiin harmaan talouden tunnistamiseksi ja luovutamme tietoja tilaajavastuulain mukaisesti. Noudatamme toiminnassamme rahanpesun estämistä koskevaa sääntelyä ja määräyksiä, joihin kuuluvat esimerkiksi asiakkaan tuntemisvelvoitteet. Rahanpesun estämistä koskevat toimintaohjeet ovat osa prosessejamme. Henkilöstömme saa säännöllistä koulutusta säännösten noudattamisen varmistamiseksi.

Lahjonta on rikos ja Varman toiminnassa ehdottomasti kielletty. Varma ei hyväksy suoraa eikä epäsuoraa lahjontaa, korruptiota eikä epäasiallista vaikuttamista missään muodossa.

Varmalaiset eivät tarjoa ulkopuolisille tai ota vastaan lahjoja, maksuja, vieraanvaraisuutta tai muita etuja, joiden tarkoituksena on vaikuttaa päätöksentekoon. Annetut ja vastaanotetut lahjat eivät saa vaarantaa antajan tai saajan riippumattomuutta. Esihenkilöltä on pyydettävä etukäteen hyväksyntä, jos lahjan arvo on yli 100 euroa tai vieraanvaraisuuden arvo on yli 150 euroa. Tällaiset lahjat ja vieraanvaraisuudet on aina ilmoitettava Compliance officerille.

Jos varmalainen on kutsuttu ulkopuolisen järjestämään tilaisuuteen pääkaupunkiseudun tai toimialueensa ulkopuolelle, tarvitaan osallistumiseen aina esihenkilön lupa. Varma maksaa tällöin matkakulut ja majoituksen. Tilaisuuden järjestäjä voi poikkeuksellisesti maksaa matkakustannukset, jos järjestäjänä on Tela, Finanssiala (FA) tai muu järjestö, jonka rahoitukseen Varma merkittävästi osallistuu.

Varma on laatinut erilliset lahjonnanvastaiset periaatteet.

Eturistiriidalla tarkoitetaan tilannetta, jossa päätöksentekoa ohjaa muu kuin Varman etu, esimerkiksi oma, ystävän tai perheenjäsenen hyöty. Jokaisella varmalaisella on velvollisuus toimia lojaalisti Varmaa kohtaan.

Eturistiriitoihin voi johtaa myös rinnakkainen työ, yritystoiminta tai ulkopuolinen hallitusjäsenyys liikeyrityksessä.

Eturistiriidat voi välttää siten, ettei ota vastaan töitä toiselta työeläkealan yritykseltä eikä Varman kumppaneilta. Varmalainen ei sitoudu ulkopuoliseen liiketoimintaan, joka vie aikaa ja vaatii toimenpiteitä työaikana.

Varman ylimpään ja keskijohtoon kuuluvien sekä sijoituspäätösten tekoon osallistuvien tulee aina hakea esihenkilön hyväksyntä hallitusjäsenyydelle Varman ulkopuolisessa yrityksessä. Poikkeuksena on hallitusjäsenyys taloyhtiössä, urheiluseurassa, ammattiliitossa, puolueessa tai muussa vastaavanlaisessa yhteisössä.

Varmassa on hallituksen hyväksymän eturistiriitaohjeen lisäksi toimintokohtaiset eturistiriitaohjeet.

Eläkevakuutustoiminnassa Varmaa velvoittavat myös hallintolain esteellisyyssäännökset.

Varma harjoittaa lakisääteistä työeläkevakuuttamista ja eläkevarojen sijoittamista siten, että kilpailemme tämän tehtävän hoidosta muiden samaa tehtävää harjoittavien kanssa.

Otamme toiminnassamme huomioon kilpailulainsäädännön vaatimukset ja edistämme Varman kilpailuetua. Samalla teemme lakisääteistä yhteistyötä työeläkejärjestelmässä yhteisesti hoidettavien asioiden toimeenpanoa vaativissa asioissa ja pidämme huolta työeläkejärjestelmän asiakkaiden yhdenvertaisesta kohtelusta ja oikeusturvasta. Arvioimme osallistumista työeläkealan yhteistyöhön kilpailuoikeuden kannalta.

Varmassa noudatetaan hallituksen vahvistamaa sisäpiiriohjetta, jonka tarkoituksena on edistää sijoitustoiminnan julkista luotettavuutta ja henkilöstön tietämystä sisäpiirisäännöksistä, jottei niitä tahattomastikaan rikota.

Sisäpiiritiedon väärinkäytön kielto koskee kaikkia varmalaisia. Varmassa on lisäksi erikseen määritelty henkilöt, joiden on noudatettava sisäpiiriohjeen menettelytapoja kaikissa arvopaperikaupoissaan.

Sisäpiiritiedon väärinkäytöksi kutsutaan toimintaa, jossa joku käyttää arvopaperiin liittyvää julkistamatonta ja olennaista tietoa hyväkseen arvopaperikaupassa omaan tai toisen henkilön lukuun. Sisäpiiritietoa ei saa myöskään ilmaista toiselle henkilölle, ellei se tapahdu osana työn tai tehtävien tavanomaista suorittamista.

Varman julkisen sisäpiirirekisterin tiedot ovat nähtävillä Euroclear Finland Oy:n verkkopalvelussa.

Tietosuojan ja tietoturvan huomioiminen kaikessa toiminnassa on osa Varman vastuullisuutta. Käsittelemme luottamuksellisia tietoja lakien ja hyvän tietojenkäsittelytavan mukaisesti vakuutussalaisuutta kunnioittaen.

Luottamuksellisiin tietoihin kuuluvat esimerkiksi asiakkaidemme ja varmalaisten henkilötiedot sekä Varman, asiakasyritystemme ja yhteistyökumppaniemme liiketoimiin ja taloudelliseen tilaan liittyvät tiedot. Näitä tietoja käsittelevät ainoastaan ne varmalaiset, joiden työtehtäviin ne kuuluvat. Noudatamme salassapidosta, tietosuojasta ja tietoturvasta annettuja ohjeita. Pidämme jatkuvasti yllä toimintamme lainmukaisuutta ja henkilöstömme tietoturva- ja tietosuojaosaamista mm. kertaamalla näitä asioita verkkokurssilla vuosittain.

Henkilötietojen käsittelystä Varmassa kerromme tietosuojaselosteissamme.

Vastuullisuus on osa Varman arkea ja toimintaa. Varmalla on pitkälle tulevaisuuteen ulottuva vastuu eläkevarojen hoitamisesta, asiakkaistamme, varmalaisista ja yhteisestä ympäristöstämme. Kerromme aktiivisesti, mitä vastuullisuus meille tarkoittaa ja miten vastuullinen toimintamme näkyy yhteiskunnassa. Kehitämme jatkuvasti vastuullisia toimintatapojamme.

Eettiset liiketoimintaperiaatteet tukevat vastuullisuustyötämme. Vastuullisuutta Varmassa ohjaa vastuullisuusohjelma ja sen mukaiset sitoumukset ja tavoitteet. Vastuullista sijoittamista ohjaavat vastuullisen sijoittamisen periaatteet, sijoitusten ilmastopolitiikka, aktiivisen omistajuuden ja vaikuttamisen periaatteet sekä omistajaohjauksen periaatteet. Varman hallitus hyväksyy kaikki vastuullista sijoittamista ohjaavat periaatteet. Keskeisiä perusteita sijoituskohteiden valinnassa ovat tuotto-odotusten lisäksi lainsäädännön noudattaminen, ihmisarvon kunnioittaminen, yhteiskunnallisen ja työolosuhteisiin liittyvän vastuun tunteminen sekä ilmastonmuutokseen ja ympäristönsuojeluun liittyvien näkökohtien huomioiminen.

Varma on mukana maailman suurimmassa yritysvastuun aloitteessa YK:n Global Compactissa, joka edistää ja kehittää yritysten sekä yhteisöjen ekologista, sosiaalista ja taloudellista vastuullisuutta. Varma on myös allekirjoittanut YK:n vastuullisen sijoittamisen periaatteet ja raportoi periaatteiden mukaisista toimista vuosittain.

Varman menestys perustuu osaavaan ja hyvinvoivaan henkilöstöön. Innostamme ja valmennamme jokaista työntekijäämme vastuulliseen toimintaan kaikissa työtehtävissä. Varma on tasa-arvoinen ja yhdenvertainen työpaikka, jossa ei hyväksytä syrjintää, kiusaamista eikä häirintää. Epäasialliseen kohteluun ja häirintään puututaan poikkeuksetta. Vastuullinen ote henkilöstöön ja työnteossa tarkoittaa:

• tavoitteiden ja odotusten selkeyttä,
• mahdollisuuksia kehittyä työssä ja kasvattaa osaamistaan,
• kilpailukykyisen sekä yhdenvertaisen palkkauksen ja palkitsemisen systemaattisuutta sekä läpinäkyviä periaatteita,
• jokaisen vastuuta työn sujuvuudesta ja työyhteisön ilmapiiristä sekä
• tuen tarjoamista työkyvyn ylläpitoon ja sen edellytyksistä huolehtimista.

Arvostamme inklusiivisutta ja monimuotoisuutta. Erilaisuuden hyväksyminen lähtee siitä, että meillä jokainen saa olla oma itsensä myös töissä. Yhdenvertaisuuden ja tasa-arvoisuuden toteutumista kehitetään ja seurataan säännöllisesti henkilöstö- sekä tasa-arvo- ja yhdenvertaisuuskyselyiden avulla.

Varma on sitoutunut kunnioittamaan kansainvälisesti tunnustettuja ihmisoikeuksia sekä edistämään niiden toteutumista YK:n yritystoimintaa ja ihmisoikeuksia koskevien periaatteiden mukaisesti. Lisäksi sitoudumme noudattamaan OECD:n monikansallisia yrityksiä koskevia toimintaohjeita, ILO:n kahdeksaa perussopimusta ja YK:n Global Compact -aloitteen periaatteita.

Ihmisoikeustyötämme ohjaavat myös vastuullisuusohjelmamme toimet ja sitoumukset. Vastuullisuusohjelman mukaisesti kartoitamme sijoitustemme ihmisoikeusriskejä ja -vaikutuksia ja edistämme negatiivisten vaikutusten minimointia.

Otamme huomioon toimintamme vaikutukset ihmisoikeuksiin koko arvoketjussa. Edellytämme, että myös toimittajamme toimivat samojen periaatteiden mukaisesti. Toimittajiemme tulee sitoutua yritysvastuuvaatimuksiimme.

Otamme huomioon ympäristövaikutukset omassa toiminnassamme sekä toimitusketjussamme. Olemme tunnistaneet ilmastonmuutoksen ja luonnon monimuotoisuuden merkittäviksi teemoiksi toiminnassamme. Olemme allekirjoittaneet tieteeseen perustuvia päästövähennystavoitteita ajavan Science Based Targets -aloitteen (SBTi). Aloitteeseen liittymällä olemme sitoutuneet vähentämään kasvihuonekaasupäästöjämme Pariisin ilmastosopimuksen mukaisesti.

Varma ottaa kaikessa toiminnassaan huomioon Varman vakuutuksenottajien, vakuutettujen ja korvauksensaajien edut.

Varma kohtelee asiakkaitaan tasapuolisesti ja oikeudenmukaisesti. Kaikki liiketoimet asiakkaiden kanssa tehdään markkinaehtoisesti. Sijoitukset asiakasyrityksiin ovat Varman sijoitustoiminnan kannalta perusteltuja ja markkinaehtoisia.

Varma harjoittaa vain toimilupansa mukaista toimintaa ja toimii riippumattomasti muista vakuutusyhtiöistä.

Varman omat hankinnat ja muut liiketoimet tehdään markkinaehtoisesti. Edellytämme, että palvelun- ja tavarantoimittajamme sitoutuvat ottamaan vastuun toimintansa taloudellisista, sosiaalisista ja ympäristövaikutuksista (Supplier Code of Conduct -yritysvastuuvaatimukset).

Eettisiin liiketoimintaperiaatteisiin tutustuminen on osa varmalaisten perehdytystä työsuhteen alkaessa ja osaamista pidetään säännöllisesti yllä mm. kertaamalla vastuullisuusasioita verkkokurssilla. Esihenkilöiden tehtävänä on huolehtia, että periaatteita noudatetaan.

Jokaisen varmalaisen tulee noudattaa yhteisten periaatteidemme linjauksia. Ohjeiden vastainen toiminta tulee ottaa puheeksi ensisijaisesti oman esihenkilön kanssa. Jos tämä ei ole mahdollista, voi ottaa yhteyttä esihenkilön esihenkilöön, HR-partneriin tai Compliance officeriin.

Kaikkien varmalaisten on hyvä arvioida säännöllisesti oman työympäristömme väärinkäytösriskejä. Kannustamme kaikkia tuomaan esiin epäilyt liittyen mahdolliseen epäeettiseen tai laittomaan toimintaan sekä muihin väärinkäytöksiin aina, kun siihen on perusteita. Väärinkäytöksellä tarkoitamme tässä sellaista laiminlyöntiä tai tekoa, jossa joku hakee itselleen tai muille perusteetonta taloudellista etua tai muuta hyötyä suoraan tai välillisesti.

Varmassa on myös käytössä Whistleblowing-ilmoituskanava, jossa ilmoituksen epäillystä väärinkäytöksestä voi tehdä nimettömästi. Ilmoitukset käsittelee luottamuksella Whistleblowing-tiimi, joka koostuu compliancen ja sisäisen tarkastuksen edustajista. Ryhdymme toimenpiteisiin väärinkäytösten estämiseksi ja periaatteidemme vastaisen toiminnan oikaisemiseksi aina tapauskohtaisesti ja tarkoituksenmukaisella tavalla.

Eettiset liiketoimintaperiaatteet pdf-dokumenttina:

Eettiset liiketoimintaperiaatteet (Code of Conduct)