Asuin- ja liikehuoneiston vuokralainen

Varma harjoittaa vuokraustoimintaa osana sijoitustoimintaansa. Käsittelemme ja ylläpidämme henkilötietoja liike- ja asuinhuoneiston vuokraukseen liittyvien sopimussuhteiden täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi ja kiinteistöhallintoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi sekä rakennusten ja niiden käyttäjien suojaamiseksi ja asukkaille luovutettavien palvelujen toteuttamiseksi. Varma on näissä toimissa EU-tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä.

Colliers Finland Oy toimii Varman kumppanina ja EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä asuinhuoneistojen vuokraus- ja ylläpitotoiminnassa. Colliers Finland Oy käsittelee ja säilyttää Varman asuinhuoneistovuokrausasiakkaiden henkilötietoja Varman lukuun sen ajan, joka on tarpeen Varman vuokralaisen välisen vuokrasuhteen perusteella. Colliers Finland Oy käyttää ja luovuttaa Varman ja Colliers Finland Oy:n alihankkijoille vuokralaisten henkilötietoja tuottaessaan vuokranantajan velvollisuuksiin kuuluvia palveluja vuokralaisille. Henkilötietoja käsitellään vedenkulutukseen, avainhallintaan, rakennusten pesu- ja harrastetilojen vuokralaiskäyttöön sekä asunnon ja rakennuksen korjaustoimintaan liittyvissä toimissa.

Lowell Oy toimii Varman kumppanina ja EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä liike- ja asuinhuoneistojen vuokralaskujen ja kiinteistöhallinnon laskujen perintäpalveluissa. Lowell Oy käsittelee ja säilyttää Varman liike- ja asuinhuoneistovuokralaisten ja kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja Varman lukuun vuokralaskujen ja kiinteistöhallinnon laskujen perintäpalvelujen hoitamisessa.

Tässä tehtävässä ylläpidämme ja käsittelemme asunnon hakijoiden ja vuokralaisten henkilötietoja ja kiinteistöhallintoon liittyviä henkilötietoja.

Tietojasi käsitellään seuraavissa asioissa ja toimissa:

• liike- tai asuinhuoneiston vuokrasopimussuhteen hoitaminen (ml. markkinointi)
• luottotietojen tarkistaminen luottotietolain nojalla maksukyvyn varmistamiseksi
• liikehuoneistoasiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen (ml. markkinointi)
• kiinteistöhallinnon hoitaminen, mm. huoneistojen, rakennusten ja yleisten alueiden ja tilojen käyttöön, vartiointiin ja ylläpitoon, korjauksiin ja energianhallintaan liittyvien asioiden toteuttaminen.

Liike- ja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiseksi Varmalla on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

• vuokrasopimukseen liittyvät tiedot
• perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten
• vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot
• vuokravakuuteen liittyvät tiedot kuten sen suorittamiseen liittyvät tiedot
• kiinteistöhallintoon liittyvät tiedot

Seuraavassa kuvataan näiden tietojen tarkempi sisältö:

• tiedot vuokrasopimuksista, vuokra-aika, tiedot vuokrasta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä, vedestä, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot vuokrauskohteesta/huoneistosta
• perustiedot ja tiedot yhteydenpitoa ja tunnistamista varten kuten, nimi, henkilötunnus, postiosoite, postinumero, puhelinnumero, sähköpostiosoite
• vuokran ja vakuuksien maksuun liittyvät tiedot kuten maksuhistoriatiedot

• Colliers Finland Oy:ltä
• Lowell Oy:ltä
• yleisistä asiakastietokannoista sekä viranomaisilta
• kiinteistön hallintaa ja ylläpitoa toteuttavilta henkilöiltä
• Varman puhelin- ja chat-palvelun tarjoajilta

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Varmalle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Varma säilyttää tietojasi liike- ja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiseksi. Varmalla on velvollisuus säilyttää sopimussuhteisiin liittyviä tietoja tietty ennalta määritelty aika ja näihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukainen aika. Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty liike- ja huoneenvuokrasopimussuhteen hoitamiselle. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Varman tietojärjestelmistä. Määräajat ovat:

• vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt
• vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä
• puhelintallenteet: 1 vuosi
• chatbot- ja chatkeskustelutiedot: 3 kuukautta

• Colliers Finland Oy:lle
• Lowell Oy:lle
• Aika Koteja -kohteissa vuokralaisille Aika Koteja -konseptin mukaisia palveluja tarjoaville palveluntuottajille
• Ulosottoviranomaiselle häätöjen ja vuokrien perimisen toteuttamiseksi

Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin, laitteisiin ja palvelimiin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja ovat lisäksi allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen.

Palvelujen suorittamiseksi voidaan käyttää myös alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset kuin Varman henkilökuntaa.

Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, heitä koulutetaan ja testataan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteiden noudattaminen osoitetaan sisäisin ja ulkoisin auditoinnein ja dokumentoimalla omaa toimintaa.

Varma ylläpitää sisäisessä tietoverkossa korkeatasoista tietoturvaa. Henkilötietojen siirtämiseen yleisessä tietoverkossa käytetään turvallista, asianmukaista salaustekniikkaa. Luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin lähetettäessä niitä yleisen tietoliikenneverkon kautta. Tietojen käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja henkilötietoja sisältävät rekisterit on erotettu julkisista tietoverkoista teknisten turvajärjestelyjen avulla. Henkilötiedot säilytetään suojatuissa toimitiloissa.

Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja tietojen käytöstä kerätään lokitietoja palvelujen kehittämiseksi ja mahdollisten virhetilanteiden sekä väärinkäytösten selvittämiseksi.

Käsittelyjärjestelmiin ja palvelujen luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys, tietojen saatavuus ja vikasietoisuus varmistetaan erilaisilla järjestelmillä ja menetelmillä kuten tietoturvapäivityksillä ja auditoimalla järjestelmiä.

Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Varman myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.

Kyllä. Näissä siirroissa henkilötietojen suoja turvataan tietosuoja-asetuksen mukaisilla siirtomekanismeilla.

Kyllä, Varman verkkopalvelussa käytettävillä evästeillä ja muilla internettunnisteilla mahdollistetaan verkkopalveluiden toimivuus ja kehitystyö sekä parannetaan palvelun turvallisuutta, käyttäjäystävällisyyttä ja tehdään kohdennettua mainontaa. Verkkopalvelussa kerättävän tiedon perusteella Varma voi analysoida ja kehittää palveluitaan tietäen mitkä tietosisällöt kiinnostavat käyttäjiä ja miten verkkopalvelua käytetään. Tietoja voidaan hyödyntää myös Varman ja sen markkinointiyhteistyökumppanien viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Verkkopalvelun käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön selaimensa asetuksista. Ellei evästetoiminto ole käytössä, on mahdollista, ettei kaikkia Varman verkkosivuston palveluita voi käyttää.

Lisätietoa evästeistä

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Varmassa, lähetä suojattu sähköposti.

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja Varmassa vai ei. Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Pyydämme toimittamaan tietopyyntösi henkilötietojen pyyntölomakkeella.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta. Miten menettelen henkilötietojeni täydentämiseksi tai oikaisemiseksi? Jos havaitset sinulle toimittamistamme henkilötiedoissa puutteen, epätarkkuuden tai virheen, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä oikaisemista. Sama koskee vanhentunutta tietoa. Pyydämme toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi suojatulla sähköpostilla.

Sinulla on oikeus pyytää Varmaa rekisterinpitäjänä poistamaan esim. sinua koskevat vanhentuneet tiedot. Tiedot on tällöin poistettava viipymättä, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Kyseinen oikeus soveltuu tilanteisiin, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn ja käsittely perustui suostumukseen eikä käsittelylle ole enää muuta laillista perustetta, eikä niitä tarvitse säilyttää lain perusteella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa tiedot velvollisuus säilyttää lain mukaan tai jos tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksen perusteella sinä aikana, jona ne on tarpeen säilyttää edellä mainituissa tilanteissa.

Poistamme kuitenkin henkilötietosi ilman eri pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Mikäli tietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehtyyn sopimukseen, sinulla on oikeus saada nämä itseäsi koskevat tiedot. Tämä koskee vain tietoja, jotka olet toimittanut itse Varmaan. Voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä ja sähköisessä muodossa.

Sinulla on oikeus siihen, että Varma rekisterinpitäjänä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan tallennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä.

Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista, sinulle annetaan ilmoitus asiasta. Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan. Sinulla on lisäksi oikeus vastustaa suoramarkkinointia (mukaan lukien profilointi), jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Kyllä. – Sinulla on oikeus vastustaa suoramarkkinointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinoinnin tarkoituksessa.

Jos Varma kieltäytyy toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta. Voit viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos olet saanut Varmalta kielteisen vastauksen pyyntöösi. Sisällytämme vastaukseemme tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Tietosuojavaltuutetun päätökseen sinun on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Lähetä suojattu sähköposti.

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.