Työnhakija

Käsittelemme ja ylläpidämme työnhakijoiden henkilötietoja avointen työpaikkojen täyttämiseksi.

Käsittelemme henkilötietojasi sopimussuhteen täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi, tai suostumuksesi perusteella. Tietojasi käsitellään työelämän yksityisyyden suojaa koskevien säännösten mukaisesti.

Varma on näissä toimissa EU-tietosuoja-asetuksen mukainen rekisterinpitäjä. Teamtailor AB toimii Varman kumppanina ja EU-tietosuoja-asetuksen mukaisena käsittelijänä rekrytoinneissa. Teamtailor käsittelee ja säilyttää Varman työnhakijoiden henkilötietoja Varman lukuun sen ajan, joka on tarpeen työnhakuprosessissa.

Tässä tehtävässä ylläpidämme ja käsittelemme työnhakijoiden henkilötietoja. Tietojasi käsitellään seuraavissa asioissa ja toimissa:

• työnhakuprosessi (ml. hakemusten käsittely, haastattelut)
• mahdollisten henkilöarviointien suorittaminen
• luottotiedot tarkistetaan valitulta hakijalta
• henkilöturvallisuusselvitys valituilta henkilöiltä tietyissä tehtävissä

Emme tule käsittelemään henkilötietojasi muussa kuin edellä mainituissa tarkoituksissa.

Rekrytoinnin hoitamiseksi Varmalla on sinusta seuraavaan henkilötietoryhmään kuuluvia tietoja:

• perustiedot ja tiedot tunnistamista ja yhteydenpitoa varten
• koulutustiedot
• työhakemuslomakkeella ja sen liitteissä annetut tiedot (esim. CV)
• haettavaa tehtävää koskevat tiedot
• työkokemusta ja osaamista koskevat tiedot
• tallenteet videohakemuksista
• henkilöarvioinnin tiedot
• valitun henkilön luottotieto- ja turvallisuusselvitystiedot

Seuraavassa kuvataan näiden tietojen tarkempi sisältö:

• sukunimi, etunimet, yhteystiedot (lähiosoite, postinumero, postitoimipaikka, sähköpostiosoite, puhelinnumero), IP-osoite, sijainti, kielivalinta 
• hakijan hakemuslomakkeilla ja sen liitteissä ilmoittamat tiedot koskien haettavaa tehtävää
• tutkintotiedot
• tiedot nykyisistä ja aiemmista työtehtävistä ml. työantaja

• sinulta itseltäsi
• työhakemuksiltasi (ml. sähköiset työhakemuslomakkeet)
• Varman puhelin- ja chat-palvelun tarjoajilta
• Teamtailor AB:lta

Varma säilyttää tietojasi avointen työpaikkojen täyttämiseksi. Varma säilyttää työnhakuusi liittyviä tietoja seuraavasti: Tietojasi säilytetään vain sen määräajan, joka on määritelty edellä mainitulla tavalla. Määräajan päättymisen jälkeen poistamme tietosi Varman tietojärjestelmistä. Määräaika on:

• tietoja säilytetään 2 vuotta siitä, kun olet saanut tiedon valintapäätöksestä
• chatbot- ja chatkeskustelutiedot: 3 kuukautta

Mahdollisen soveltuvuusarvioinnin tekeville yhteistyökumppaneille ja rekrytointijärjestelmää tarjoavalle kumppanille (Teamtailor AB).

Edellä mainittuja tahoja sitovat niitä koskevat salassapitovelvoitteet. Ne saavat luovuttaa Varmalle vain asiasi hoitamisessa tarvittavat tiedot salassapitosäännöstensä mukaisesti.

Henkilötietoja saavat käsitellä vain siihen oikeutetut henkilöt käyttövaltuushallinnan mukaisesti. Pääsy henkilötietoihin, laitteisiin ja palvelimiin on rajattu vain niille henkilöille, joiden työtehtävät sitä edellyttävät. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat lakisääteisen salassapitovelvollisuuden alaisia ja ovat lisäksi allekirjoittaneet erillisen vaitiolositoumuksen.

Palvelujen suorittamiseksi voidaan käyttää myös alihankkijoita. Alihankkijoita koskevat samat salassapitosäännökset ja vaitiolositoumukset kuin Varman henkilökuntaa.

Henkilöstölle on annettu ohjeet henkilötietojen käsittelyyn, heitä koulutetaan ja testataan ymmärtämään ja ennaltaehkäisemään rekisteritietoja uhkaavia riskejä.

Henkilötietojen käsittelyn periaatteiden noudattaminen osoitetaan sisäisin ja ulkoisin auditoinnein ja dokumentoimalla omaa toimintaa.

Varma ylläpitää sisäisessä tietoverkossa korkeatasoista tietoturvaa. Henkilötietojen siirtämiseen yleisessä tietoverkossa käytetään turvallista, asianmukaista salaustekniikkaa. Luottamukselliset tiedot salataan teknisin keinoin lähetettäessä niitä yleisen tietoliikenneverkon kautta. Tietojen käsittelyssä käytettävät palvelintietokoneet sijaitsevat kulunvalvonnan ja turvallisuusjärjestelmien avulla suojatuissa datakeskuksissa ja henkilötietoja sisältävät rekisterit on erotettu julkisista tietoverkoista teknisten turvajärjestelyjen avulla. Henkilötiedot säilytetään suojatuissa toimitiloissa.

Tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja tietojen käytöstä kerätään lokitietoja palvelujen kehittämiseksi ja mahdollisten virhetilanteiden sekä väärinkäytösten selvittämiseksi.

Käsittelyjärjestelmiin ja palvelujen luottamuksellisuus, eheys, käytettävyys, tietojen saatavuus ja vikasietoisuus varmistetaan erilaisilla järjestelmillä ja menetelmillä kuten tietoturvapäivityksillä ja auditoimalla järjestelmiä.

Tietojenkäsittelytehtäviä hoitavien palveluyritysten osalta tietojen käsittely perustuu sopimuksiin ja Varman myöntämiin ja valvomiin käyttöoikeuksiin.

Kyllä. Näissä siirroissa henkilötietojen suoja turvataan tietosuoja-asetuksen mukaisilla siirtomekanismeilla.

Ei tehdä.

Jos haluat saada lisätietoja henkilötietojen käsittelystä Varmassa, lähetä suojattu sähköposti.

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö sinua koskevia henkilötietoja Varmassa vai ei. Siinä tapauksessa, että käsittelemme henkilötietojasi, sinulla on oikeus saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Pyydämme toimittamaan tietopyyntösi henkilötietojen pyyntölomakkeella.

Toimitamme tiedot sinulle viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun olemme saaneet pyyntösi. Määräaikaa voidaan pidentää enintään kahdella kuukaudella tietyissä tilanteissa. Jos määräaikaa pidennetään, ilmoitamme siitä sinulle kuukauden kuluessa pyyntösi saapumisesta.

Jos havaitset sinulle toimittamistamme henkilötiedoissa puutteen, epätarkkuuden tai virheen, sinulla on oikeus pyytää tietojesi täydentämistä tai oikaisemista. Sama koskee vanhentunutta tietoa. Pyydämme toimittamaan täydennys- tai oikaisupyyntösi suojatulla sähköpostilla.

Sinulla on oikeus pyytää Varmaa rekisterinpitäjänä poistamaan esim. sinua koskevat vanhentuneet tiedot. Tiedot on tällöin poistettava viipymättä, kun käsittelylle ei ole enää perustetta. Kyseinen oikeus soveltuu tilanteisiin, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai jos peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn ja käsittely perustui suostumukseen eikä käsittelylle ole enää muuta laillista perustetta, eikä niitä tarvitse säilyttää lain perusteella.

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vaatia henkilötietojen poistamista ei koske niitä tilanteita, joissa tiedot velvollisuus säilyttää lain mukaan tai jos tiedot on tarpeen säilyttää oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Tietoja ei siis ole mahdollista poistaa vaatimuksen perusteella sinä aikana, jona ne on tarpeen säilyttää edellä mainituissa tilanteissa.

Poistamme kuitenkin henkilötietosi ilman eri pyyntöä sen jälkeen, kun määräaika niiden säilyttämiseen on päättynyt.

Sinulla on oikeus siihen, että Varma rekisterinpitäjänä rajoittaa sinua koskevien tietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa. Käsittelyn rajoittamisella tarkoitetaan tallennettujen tietojen merkitsemistä tarkoituksena rajoittaa niiden myöhempää käsittelyä.

Tästä huolimatta tietojasi voidaan edelleen säilyttää. Ennen rajoituksen poistamista, sinulle annetaan ilmoitus asiasta. Voit käyttää oikeutta esimerkiksi, jos kiistät tietojen paikkansapitävyyden tai käsittelyn lainmukaisuuden. Käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, kun tietojen paikkansapitävyys tai käsittelyn lainmukaisuus varmistetaan. Jos tietojen käsittelyä on rajoitettu, niitä voidaan käsitellä vain tietyin edellytyksin (esim. suostumuksellasi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi).

Tietosuojalainsäädännön tarkoittama oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ei koske sinua. Tämä oikeus koskee vain osaa käsittelyperusteista (oikeutettu etu, yleistä etua koskeva tehtävän suorittaminen). Emme ole käyttäneet näitä käsittelyperusteita kohdallasi.

Mikäli tietojesi automaattinen käsittely perustuu suostumukseen tai sinun kanssa tehtyyn sopimukseen, sinulla on oikeus saada itseäsi koskevat tiedot, jonka jälkeen voit halutessasi siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä koskee vain tietoja, jotka olet toimittanut itse Varmaan. Toimitamme tiedot yleisesti käytetyssä ja sähköisessä muodossa.

Sinulla on oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos tietojesi käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Jos Varma kieltäytyy toteuttamasta toimenpiteitä pyyntösi perusteella, ilmoitamme sinulle lakiperusteisen syyn kielteiseen vastaukseemme viipymättä ja viimeistään kuukauden kuluessa pyyntösi vastaanottamisesta. Voit viedä asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi, jos olet saanut Varmalta kielteisen vastauksen pyyntöösi. Sisällytämme vastaukseemme tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Tietosuojavaltuutetun päätökseen sinun on mahdollista hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen hallintolainkäyttölain mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun päätös sisältää valistusosoituksen, jossa sinulle annetaan ohjeet valituksen tekemiseen hallinto-oikeuteen.

Lähetä suojattu sähköposti.

Tämä seloste perustuu EU-tietosuoja-asetuksen vaatimuksiin.